DEBATT – av Sylvia Lindén, Louise Ljöstad och Jens Nilsson på Kilpatrick Townsend & Stockton Advokat.
I Kammarrätten i Sundsvalls dom den 18 oktober 2021 i mål nr 1827-21 kom kammarrätten fram till att en ansökan om överprövning som stoppats av Domstolsverkets skräppostfilter hade kommit in för sent. Anbudsgivaren överklagade kammarrättens avgörande till Högsta förvaltningsdomstolen som den 28 juni 2022 i mål nr 6561-21 beslutade att inte meddela prövningstillstånd. Kammarrättens avgörande fick därför stå fast. Genom en dom från Högsta domstolen den 3 januari 2024 i mål P-124-23 står det klart att Högsta domstolen gör en annan bedömning.
Kammarrättens avgörande
Målet i kammarrätten gällde en entreprenadupphandling som genomfördes av Trafikverket. En anbudsgivare ansökte om överprövning av upphandlingen på kvällen den 4 mars 2021, som var den sista dagen för avtalsspärren. Ansökan fastnade emellertid i Domstolsverkets skräppostfilter och släpptes inte igenom till Förvaltningsrätten i Faluns e-postbrevlåda förrän dagen efter, den 5 mars 2021. Förvaltningsrätten avvisade därför ansökan som för sent inkommen.
När målet kom upp till Kammarrätten i Sundsvall noterade Kammarrätten inledningsvis att det följer av 44 § första stycket förvaltningsprocesslagen (1971:291) att en handling har kommit in till domstolen den dag som handlingen når domstolen eller en behörig befattningshavare.
Kammarrätten hänvisade till förarbetena till motsvarande bestämmelse i förvaltningslagen (2017:900). Där anges att elektroniska handlingar, som skickas till myndigheten genom dataöverföring i ett elektroniskt kommunikationsnätverk eller på annat liknande sätt, anses som inkomna när de finns tillgängliga för myndigheten eller en behörig befattningshavare på myndighetens server i datanätverket.
Kammarrätten återgav sedan att huvudregeln om när en handling ska anses inkommen till en myndighet bygger på principen att det är avsändaren som bär risken för att överföringen av ett meddelande försenas eller inte fungerar. Det ankommer därför enligt kammarrätten på den som ansöker om överprövning att försäkra sig om att ansökan kommer in i rätt tid.
Avseende anbudsgivarens ansökan ansåg kammarrätten att det var utrett att ansökan varit tillgänglig för förvaltningsrätten först den 5 mars 2021. Anbudsgivarens ansökan om överprövning hade därför, enligt kammarrättens bedömning, kommit in för sent till förvaltningsrätten. Den omständigheten att förseningen berodde på att ansökan stoppades av Domstolsverkets skräppostfilter saknade enligt kammarrätten betydelse.
Högsta domstolens avgörande
Målet i Högsta domstolen, som Dagens Juridik rapporterade om den 3 januari 2024, avsåg ett överklagande av ett beslut av Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd. Beslutet gällde ett rättelseföreläggande och en byggsanktionsavgift och sista dag för att överklaga beslutet var den 5 maj 2021. Klagandena skickade in sitt överklagande via e-post den 5 maj 2021 kl. 23.57. Överklagandet nådde kommunens datanätverk några sekunder efter att det hade skickats, men fastnade i kommunens skräppostfilter (det s.k. spamfiltret) i cirka 30 minuter och registrerades som inkommet först dagen efter, den 6 maj 2021 kl. 00.27. Nämnden avvisade därför överklagandet som för sent inkommet.
När målet till slut kom upp till Högsta domstolen inledde domstolen, på motsvarande sätt som kammarrätten, med att notera att en handling enligt 22 § förvaltningslagen anses ha kommit in till en myndighet den dag som handlingen nått myndigheten eller en behörig befattningshavare. Högsta domstolen hänvisade sedan till samma förarbeten till förvaltningslagen som kammarrätten gjort och framhöll bland annat att regleringen har utformas på ett sådant sätt att onödiga rättsförluster i möjligaste mån ska undvikas.
Med hänsyn till lagtextens utformning och de intressen som ligger bakom regleringen var Högsta domstolens bedömning följande. Ett e-postmeddelande som har skickats till en anvisad adress och som har nått den mottagande myndighetens datanätverk inom överklagandetiden, ska anses ha kommit in, oavsett hur myndigheten har organiserat sin hantering av skräppost och liknande.
Högsta domstolen framhöll även att det i princip är den enskilde som har bevisbördan för att meddelandet har skickats och som står risken för att överföringen av meddelandet försenas eller annars inte fungerar som den ska. Högsta domstolen tillade dock att om ett meddelande har kommit in i tid till myndigheten på det sätt som lagen kräver spelar det ingen roll när meddelandet har skickats. Principen om att den enskilde står risken för att meddelandet inte kommer fram har då inte någon betydelse. Mot bakgrund av detta fann Högsta domstolen att det aktuella överklagandet hade kommit in till myndigheten inom överklagandetiden.
Kommentar
När kammarrättens dom meddelades var det många som höjde på ögonbrynen. Detta eftersom konsekvensen av den innebar att enskilda avsändare skulle bära risken för eventuella tekniska hinder hos mottagaren. Avseende just spamfilter kan dessa vara inställda på olika nivåer av känslighet hos olika mottagare. Att ett e-postmeddelande släpps igenom hos en viss myndighet behöver således inte innebära att det kommer att släppas igenom hos en annan. Dessutom kan inställningarna skilja sig åt för hur e-postmeddelandet sedan släpps vidare när det väl fastnat. Vissa meddelanden kan släppas igenom automatiskt efter en viss tid medan andra kräver aktiv åtgärd för att släppas igenom.
Trots behovet av ett prejudikat efter kammarrättens dom beslutade Högsta förvaltningsdomstolen att inte meddela prövningstillstånd. Det är därför intressant att Högsta domstolen kort därefter beslutade att meddela prövningstillstånd i ett annat mål med samma intressanta rättsfråga.
Vid en jämförelse av domskälen står det klart att domstolarna har gjort olika bedömningar av när meddelandet anses ha blivit tillgängligt för mottagaren. Kammarrätten har ansett att meddelandet blivit tillgängligt för domstolen först dagen efter, när meddelandet släppts igenom skräppostfiltret. Dessvärre har kammarrätten inte utvecklat varför det är först vid detta tillfälle som meddelandet ska anses ha blivit tillgängligt för domstolen.
Högsta domstolen har å andra sidan bedömt att det inte spelar någon roll hur mottagaren har organiserat sin hantering av skräppost utan meddelandet får anses ha kommit in när det har nått mottagarens datanätverk. Förenklat är det alltså myndigheten som har att ta ansvar för sitt spamfilter/skräppostfilter. Denna bedömning är enligt vår uppfattning mer ändamålsmässig och praktisk än att låta mottagarens spamfilterinställningar få avgöra inkommandetidpunkten. Dessutom minskar risken för onödiga rättsförluster markant med en sådan tillämpning.
I förarbetena till 22 § förvaltningslagen redogörs för bakgrunden till presumtionsregeln i andra stycket som gäller postförsändelser. Av bestämmelsens tidigare lydelse följde att om det kunde antas att en handling avlämnats i myndighetens lokal eller funnits tillgänglig för myndigheten på en postanstalt en viss dag, skulle handlingen anses ha kommit in till myndigheten den dagen, om den kommit en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. År 1973 ändrades lydelsen genom att orden ”funnits tillgänglig” byttes till ”avskilts” för att det skulle bli tydligare att det var tillräckligt att postförsändelsen blivit insorterad i myndighetens postfack eller postbox på ett postkontor, oberoende av om myndigheten hade tillgång till postfacket eller postboxen eller inte.
Utformningen av presumtionsregeln ska, enligt förarbetena, ses i ljuset av önskemålet från lagstiftarens sida att dels begränsa myndigheternas möjligheter att genom utformningen av sina posthanteringsrutiner påverka när handlingar kommer in, dels undvika de bevisproblem som kan uppkomma i fråga om vilka rutiner som finns för postbefordran hos postbefordringsföretagen.
Enligt vår uppfattning är dessa förarbetsuttalanden minst lika relevanta när det gäller myndigheter och domstolars skräpkorgar och utformningen av spamfilter. En myndighet eller domstol bör inte, genom interna rutiner eller inställningar, kunna påverka när handlingar kommer in. Högsta domstolens avgörande av när en handling som sänds per
e-post ska anses inkommen är därför ett välkommet avgörande.
Avgörandet ligger även i linje med hur det har bedömts i praxis när upphandlande myndigheter och enheter har skickat meddelanden som fastnat i leverantörernas skräpkorgar. Även i dessa fall finns det ofta en tidsfrist kopplad till meddelandet. Det kan till exempel röra sig om en begäran om en komplettering eller en förklaring av ett onormalt lågt anbudspris. I dessa fall anges normalt att datum när handlingarna senast ha kommit upphandlande myndighet eller enhet tillhanda. Inkommer leverantören inte med de efterfrågade uppgifterna i tid finns risk för att denne förkastas.
I Förvaltningsrätten i Stockholms dom den 18 juni 2021 i mål nr 6795-21 hade Kammarkollegiet, per e-post, skickat en begäran om kompletterande dokument till leverantörerna. Leverantören som ansökte om överprövning gjorde gällande att meddelandet från Kammarkollegiet hamnat i leverantörens skräpkorg varför tidsfristen för att inkomma med kompletteringar hade förkortats till mindre än två dagar och leverantören hade fått tidsnöd.
Förvaltningsrätten konstaterade att det inte framgått annat än att Kammarkollegiet skickat meddelandet via den adress som angetts i inbjudan och att det därför inte var visat att Kammarkollegiet skickat meddelandet på sådant sätt att det automatiskt hamnar i skräpkorgen. Det faktum att leverantören tagit del av informationen som skickats till den av leverantören angivna adressen först vid ett senare datum fick under de angivna omständigheterna ligga leverantören till last. Domen överklagades till Kammarrätten i Stockholm som meddelade prövningstillstånd men som inte prövade just denna fråga (mål nr 4865-21).
Enligt vår uppfattning är det en god ordning om inkommandetidpunkten för e-postmeddelanden hos såväl myndigheter, domstolar samt enskilda aktörer bedöms på samma sätt. Detta ökar såväl transparensen, objektiviteten samt förutsebarheten och, i förlängningen, rättssäkerheten.
Vi menar att Högsta domstolens avgörande blir vägledande även vad gäller upphandlingsmål. Tillämpat på omständigheterna i kammarrätten skulle prejudikatet ha kunnat åberopas till stöd för att ansökan kommit in i rätt tid och att ansökan skulle prövas i sak.
