Systematiskt arbetsmiljöarbete vid smitta
Med anledning av COVID-19 är det många arbetstagare som inte vill gå till jobbet eller åka ut till kunder. Att inte gå till jobbet eller annars utföra sina arbetsuppgifter är i normalfallet att arbetsvägra. Vid allmänfarliga sjukdomar blir situationen dock en annan. I egenskap av arbetsgivare måste du bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete vilket inkluderar att regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma vilka risker som förekommer i verksamheten. COVID-19 är en allmänfarlig sjukdom och vid sådana smittrisker ska du som arbetsgivare bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och göra en riskbedömning enligt reglerna i AFS 2018:4.
Nedan sammanfattar vi vad du som arbetsgivare behöver göra. Vi tillhandahåller även ett verktyg som ska underlätta din undersökning, riskbedömning, förslag på åtgärder och beslutsfattande gällande verksamhetens fortskridande under en allvarlig smittspridning.
Vill du komma i kontakt med oss?
Kontakta Malin Hasslegren
Tel: 0768932936
e-post: malin.hasslegren@alltomjuridik.se
Hur ska det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivas vid smitta?
Du ska följa reglerna i AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och komplettera ditt arbete med de särskilda regler som finns i AFS 2018:4 om smittrisker. Det innebär sammanfattningsvis att du ska undersöka och riskbedöma arbetsförhållanden, vidta åtgärder och kontrollera att åtgärderna följs.
Vid undersökningen och riskbedömningen ska du som arbetsgivare särskilt ta hänsyn till:
1. Vilka arbetsmoment som kan innebära smittrisk
2. Hur smittämnen skulle kunna orsaka infektion
3. Vilka och hur allvarliga konsekvenser det ka få för den enskilde arbetstagaren att bli utsatt för smittämnen (kallas i riskbedömningen för ”konsekvens”)
4. Under hur lång tid arbetstagare riskerar att utsättas för smittämnen i arbetet (kallas i riskbedömningen för ”sannolikhet”)
Du ska i riskbedömningen ta hänsyn till vilken riskklass smittämnet tillhör. Riskklasserna redovisas i en bilaga till AFS 2018:4. COVID-19 hör än så länge till riskklass 3.
En riskbedömning kan med fördel göras tillsammans med skyddsombud, fackliga företrädare och/eller med företagsledningen. Vissa företag har tillsatt ett särskilt kristeam som är med och utreder risker samt analyserar vilka åtgärder som bör och kan vidtas för att undvika ohälsa. Riskbedömningen ska dokumenteras. Det ska framgå vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid smitta inkluderar:
Ett utredningsansvar i det fall någon drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet, här gäller en särskild dokumentationsskyldighet enligt 11 § AFS 2018:4 då en arbetstagare har blivit exponerad för smitta
En skyldighet att genast vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och att smittan sprids. I det fall åtgärderna inte kan vidtas på en gång ska en skriftlig handlingsplan upprättas med deadlines och där det framgår vem som ska se till att åtgärderna vidtas. På arbetsställen där det finns smittrisk ska arbetsgivaren vidta åtgärder för att undvika att smittan sprids, vilket kan leda till att arbetsgivaren måste fatta beslut om att t.ex. låta arbetstagare jobba hemifrån.
En skyldighet att tillhandahålla tillräckliga möjligheter för arbetstagare att tvätta och desinfektera händerna i arbeten med smittrisk och se till så att arbetstagare inte äter mat i utrymmen där risk för smitta finns
I nuläget finns inget vaccin eller medicin mot COVID-19 men arbetsgivaren ska vid behov erbjuda medicin eller andra medicinska åtgärder i det fall en arbetstagare har eller riskerar att utsättas för smitta i arbetet. Enligt arbetsmiljölagen ska dessa kostnader bäras av arbetsgivaren. Här får vi inte glömma att stora pandemier kan orsaka stress och psykisk ohälsa hos arbetstagarna. När sådana risker finns bör arbetsgivaren erbjuda de anställda stöd från företagshälsovården
Genomförda åtgärder ska kontrolleras och följas upp
Ska de anställda ta del av riskbedömningen?
Riskbedömningen ska kommuniceras med de anställda. Du som arbetsgivare kan behöva ändra i råden, åtgärderna och riskbedömningen allt eftersom nya råd kommer från myndigheter och i takt med hur virussmittan utbreder sig. Varje gång du måste ändra i dina direktiv till dina anställda ska det kommuniceras och ändringen ska motiveras.
Vad ska riskbedömningen innehålla?
Allt systematiskt arbetsmiljöarbete behöver inte dokumenteras, men det är bra om så mycket som möjligt gör det.
Riskbedömningen ska åskådliggöra vilka risker som finns (ex. COVID-19, stress), var riskerna finns (ex. visst utrymme, visst kontor, hela arbetsplatsen), vilka arbetsmoment som kan innebära smittrisk och en riskanalys. Riskanalysen innebär att uppskatta sannolikheten eller frekvensen för att risk löser ut och att utvärdera hur farlig smittan är för den anställde. Detta är ingen exakt vetenskap men ”sannolikhet” och ”konsekvens” kan anges med följande mått:
Sannolikhet
1. Osannolik (1 gång/100 år) 2. Ganska ovanlig (1 gång/10 år)
3. Ganska vanlig (1 gång/år)
4. Vanlig (1 gång/månad)
5. Mycket vanlig (1 gång/vecka)
Konsekvens
1. Visst obehag, men ofarlig eller bagatellskada
2. Skada utan sjukskrivning
3. Kortare sjukskrivning
4. Längre sjukskrivning
5. Dödsfall eller livslångt men
Riskbedömningen ska också inkludera överväganden gällande hur smittan kan påverka arbetstagarna psykiskt. Många upplever en hög stress och oro med anledning av pandemin. Ni bör i riskbedömningen även åskådliggöra vilka stressfaktorer ni har uppmärksammat, vilka risker som finns där, hur ni jobbar med att åtgärda detta och hur det följs upp.
Kan ni utifrån ett arbetsmiljöperspektiv motivera att det är tryggt för era arbetstagare att fortsätta jobba och myndigheterna inte avråder från den verksamhet ni bedriver, kan ni känna er trygga med att fortsätta be era arbetstagare att åka ut till era kunder som vanligt. Det som lätt glöms bort är att också utreda de psykiska riskerna arbetstagarna utsätts för i en sådan här kris. Håll en öppen dialog och vidta även åtgärder för att minska arbetstagarna stress.
Glöm inte bort att löpande arbeta med AFS 2018:4 så länge som den allmänfarliga sjukdomen som har hög smittspridning pågår.
1) Arbeta systematiska med arbetsmiljön och undersök verksamheten, identifiera risker, gör en riskbedömning, vidta åtgärder, upprätta rutiner för fortsatta åtgärder och kontroller och gör löpande uppföljningar.
2) kommunicera riskbedömningen till era anställda och uppmärksamma dem på att den kontinuerligt kommer att uppdateras i och med att nya råd kommer från myndigheter och i takt med hur pandemin utvecklar sig. Nya riskbedömningar kan alltså behöva göras löpande.
3) ge arbetstagarna klara instruktioner vilka skyddsregler de har att förhålla sig till t.ex. när ska man jobba hemifrån, hur ska man skydda sig på arbetsplatsen och vad gäller vid arbete ute hos kund.
4) informera arbetstagarna om var de kan vända sig i det fall de behöver hjälp och stöd då de känner oro för att själva bli smittade och
5) håll er själva uppdaterade i nyhetsflödet för att kunna fatta nya beslut gällande arbetsmiljön om det behövs
Skyldighet att dokumentera oönskad händelse med konstaterad exponering för smittämnen i riskklass 3 och 4
I AFS 2018:4 redovisas en förteckning över olika riskklasser. Såvitt vi vet idag hör COVID-19 till riskgrupp 3. Om det är konstaterat att en eller flera arbetstagare kan ha blivit exponerade för ett virus som har riskklass 3, såsom COVID-19, ska det dokumenteras enligt de instruktioner som lämnas i 11 § AFS 2018:4. I föreskrifterna står det att dokumentation ska ske när ”exponering för smittämnen i riskklass 3 eller 4 har konstaterats i samband med tillbud, olyckor eller andra oönskade händelser”. Exponering kan t.ex. ske genom att arbetstagaren har vistats i ett riskområde för smitta eller att en arbetstagare har befunnits i samma lokal som någon annan person som misstänks vara smittad. Dokumentationsskyldigheten bör fullföljas av arbetsgivaren oavsett om exponeringen skett på arbetsplatsen eller inte.
Om arbetsgivaren underlåter att följa denna dokumentationsskyldighet kan arbetsgivaren av Arbetsmiljöverket åläggas att betala en sanktionsavgift. Lägsta avgiften är 5 000 kr och högsta 50 000 kr. För den som har 500 eller fler sysselsatta är avgiften 50 000 kronor. För den som har färre än 500 sysselsatta ska sanktionsavgiften beräknas enligt följande: Avgift = 5 000 kronor + (antal sysselsatta – 1) × 90 kronor. Summan ska avrundas nedåt till närmaste hela hundratal. Pengarna går till staten.
Vad ska stå i dokumentationen?
Namn på de personer som har exponerats
Vilken typ av arbete som utfördes när exponeringen skedde
Vilket eller vilka smittämnen, i riskklass 3 eller 4, som arbetstagaren exponerades för i den utsträckning sådan kunskap finns (t.ex. riskgrupp 3, COVID-19)
En beskrivning av hur exponeringen gick till
Lämpligen bör dokumentationen också innehålla uppgift om:
När exponeringen skedde
Datum för dokumentationen
När och hur arbetsgivaren fick information om exponeringen
Underskrift av personen som sammanställer dokumentationen
Denna dokumentation ska sparas i tio år efter den senast kända exponeringen, eller i fyrtio år om exponeringen gäller smittämnen som kan ha långtidseffekter. Vilka dessa smittämnen är framgår av en bilaga till AFS 2018:4. AFS 2018:4 med bilagor finns tillgänglig på Arbetsmiljöverkets hemsida. COVID-19 är i nuläget inte med i listan över smittämnen med långtidseffekter.
Arbetsgivaren har enligt 11 § AFS 2018:4 även en skyldighet att låta läkare, som utför kontroller av arbetstagare som har utsatts eller riskerar att utsättas för smitta, ta del av dokumentationen. Det kan handla om läkare som behandlar arbetstagare med vaccin, medicin eller förebyggande åtgärder.
Om exponering uppstår på er arbetsplats och ni känner er osäkra på hur ni ska agera kan ni ta hjälp av företagshälsovården.
Vill du komma i kontakt med oss?
