KRÖNIKA – av Amanda Thieme, advokat och Ida Cederborg, båda advokater vid Baker McKenzie
När arbetsgivare planerar personalneddragningar ligger fokus ofta på turordning, omplaceringsutredningar och förhandlingar med fackförbund. I en process som kan präglas av tidspress kan skyldigheten att varsla Arbetsförmedlingen lätt hamna i skymundan. Men att förbise varselreglerna kan få ekonomiska följder.
Under hösten har varselplikten uppmärksammats i ärenden både i Dagens Juridik och Arbetet. Varselplikten kan framstå som en administrativ formalitet, men om en arbetsgivare inte respekterar varseltiderna kan det leda till en skyldighet att betala varselavgift.
Låg tröskel för varsel
Varselreglerna aktualiseras när en planerad driftsinskränkning kan leda till att minst fem arbetstagare i samma län sägs upp eller permitteras. Varsel krävs också om minst 20 personer kan komma att sägas upp under en period om 90 dagar. För vissa arbetstagare och situationer gäller särskilda regler och undantag.
Bedömningen ska göras utifrån det antal uppsägningar som kan bli aktuella när varselanmälan görs. Det innebär att arbetsgivaren inte behöver ha fattat ett slutligt beslut om nedskärningens omfattning eller avslutat de fackliga förhandlingarna. Varselfrågan bör därför uppmärksammas tidigt i processen.
Varseltiderna varierar
Hur lång framförhållning som krävs för varslen beror bland annat på hur många arbetstagare som kan komma att sägas upp. För tillsvidareanställda beror varseltiden på hur många som berörs. För tillsvidareanställda gäller följande som utgångspunkt: minst två månader för högst 25 arbetstagare, minst fyra månader för 26–100 arbetstagare och minst sex månader för fler än 100 arbetstagare.
Varseltiden räknas bakåt från den dag då den första berörda personen lämnar sin anställning. För tidsbegränsade anställningar och permittering gäller särskilda regler.
Med dessa tidsfrister kan det vara svårt att vänta med att varsla tills alla delar av den planerade neddragningen är helt klara. Ett tidigt varsel innebär samtidigt inte att arbetsgivaren har låst det slutliga utfallet.
Hantering av anmälan
Varselanmälan görs typiskt sett online och är i grunden relativt okomplicerad. Den innehåller övergripande information om bland annat arbetsstället, bakgrunden till nedskärningen, antalet arbetstagare och yrkeskategorier som kan beröras, samt när den första arbetstagaren beräknas lämna sin anställning. Arbetsgivaren ska även ange eventuell förhandlingspart och om de berörda kan behöva särskilt stöd.
Anmälan kan justeras i efterhand om ny information tillkommer eller den planerade nedskärningens omfattning förändras. Arbetsgivaren behöver alltså inte invänta ett färdigt underlag eller beslut innan varslet anmäls.
En naturlig fråga är vad som händer med informationen som lämnas, särskilt om omorganisationen befinner sig i ett känsligt skede. Arbetsförmedlingen framhåller i sin vägledning att uppgifter i varselärenden hanteras med sekretess och att den personal som arbetar med varsel har tystnadsplikt enligt främjandelagen och offentlighets- och sekretesslagen.
Många arbetsgivare har som ambition att ingå ömsesidiga överenskommelser om anställningens upphörande med de arbetstagare som riskerar att beröras av en eventuell nedskärning. Lyckas detta, så att några ensidiga uppsägningar inte längre är aktuella, kan varselanmälan återtas. Arbetsgivaren behöver då inte komplettera varslet med mer detaljerat underlag om vilka arbetstagare som berörs eller med information om genomförda fackförhandlingar.
En självklar punkt på checklistan När arbetsgivare ser över sin organisation, kostnader och bemanning bör varselfrågan ingå tidigt i planeringen. Tröskeln för att varselreglerna ska aktualiseras är förhållandevis låg: redan när minst fem arbetstagare i samma län riskerar att beröras kan reglerna bli aktuella.
Samtidigt kan reglerna komma att ändras på sikt. Regeringen har gett Arbetsförmedlingen i uppdrag att analysera reglerna för när arbetsgivare ska informera myndigheten om planerade uppsägningar. Syftet är att bedöma om regelverket behöver ändras för att förenkla handläggning av varselärenden och minska de administrativa kostnaderna. Uppdraget ska redovisas i mars 2027. I väntan på eventuella lagändringar gäller dagens regler.
Varselplikten bör finnas med på checklistan från början när en arbetsgivare planerar en neddragning. En tidig kontroll av vilka tidsfrister och regler som gäller kan minska risken för såväl onödiga kostnader som en rättsprocess.
