av Jenny Jernberg, föreläsare och coach i retorik och mentalträning som driver företaget Speakingflow
Hur många möten har vi inte varit på som aldrig leder någonvart?
Jag har reagerat över att många säger sig vara på väldigt många möten varje vecka som inte leder till beslut. I vissa fall vet de inte ens varför de är på mötet eller vad syftet med mötet är. Jag tror att vi skulle kunna effektivisera våra möten genom att använda oss av några tekniker som skapar riktning och som faktiskt leder till beslut.
Vi kan också minska stress genom att skapa tydligare rutiner för våra möten. Därigenom kan vi förkorta många möten och samtidigt öka tydligheten kring vilka beslut som behöver fattas och när det ska ske.
Många upplever också att det kan vara svårt att nå fram med sina tankar och åsikter. Ibland för att vi inte vet hur vi ska framföra dem eller för att det finns en eller flera dominanta personer som i rummet som har lättare att ta utrymmet.
Förberedelserna börjar redan innan mötet och är a och o. Den första frågan som den som arrangerar mötet borde göra klart för alla deltagare är vad syftet med mötet är.
Gärna också att mötesledaren skickar ut en agenda innan mötet om vad det är som ska avhandlas. Det gör att deltagarna hinner förbereda sig och skriva ned punkter som de vill ta upp. Det gör också att man hinner fundera igenom vad man tycker i en viss fråga och att man därmed också kan framföra mer genomtänka förslag och åsikter.
Tycker du att det känns utmanande att framföra din åsikt i vissa sammanhang så kan det vara extra bra att skriva ned punkter du vill ta upp. Om vi har det nedskrivet så ökar chansen att vi kommer ihåg vad vi behöver få sagt och vad vi tycker.
Här kan du också använda dig av klassisk argumentationsteknik och tänka ut tre starka argument för din åsikt. Fundera även ut vilka eventuella motargument som kan finnas och hur du bemöter dessa.
När mötet startar kan det vara bra om alla får checka in kort. Detta kan variera beroende på vilken typ av möte det är. Om det är ett möte där det inte riktigt passar att checka in så försök att skapa utrymme för ”småpratet” innan mötet startar. Det har en viktig funktion där deltagarna hinner landa och man kan ofta känna av stämningar.
Om det är ett sådant möte där det passar med incheckning, till exempel ett månadsmöte på arbetsplatsen, kan man med fördel gå bordet runt och låta alla nämna något om hur läget är just nu och hur statusen på arbetet ser ut. Det kan bli en viktig grund för att prata om eventuella konflikter, utmaningar eller stressmoment.
Om någon eller några i gruppen har en tendens att prata mer och längre än andra, kan det i vissa fall vara bra att sätta en tid på hur länge man får prata. Det kan låta drastiskt, men det kan vara ett bra sätt för att se till att alla får komma till tals.
Även att utse en mötesledare som fördelar ordet är ett effektivt sätt att se till att alla får komma till tals under mötet.
Därutöver är det bra att tydliggöra vilka eventuella beslut som behöver fattas under mötet. Om vi inte kan fatta ett beslut under rådande möte så sätt en tid när besluten behöver fattas. Det säkerställer att gruppen rör sig framåt och att beslut tas.
Vad behöver ni eventuellt följa upp nästa möte? Det gör också att ni har en riktning framåt och sätter en del av agendan även för kommande möten. Det ökar också möjligheterna att ingenting glöms bort utan, i stället följas upp.
När mötet börjar närma sig slutet är det bra om ni återigen går bordet runt och att alla får sammanfatta vad man tar med sig från mötet och vad man har kommit fram till. Ofta tror man att alla har uppfattat samma sak, men i vissa fall är det inte så. Vi har olika relation till språket och tolkar saker olika.
När vi ber alla sammanfatta så uppstår återigen ett bra tillfälle att få syn på eventuella skav eller missförstånd. Som man kan prata om direkt, i stället för att deltagarna lämnar mötet med olika uppfattningar som inte överensstämmer.
Vad just din arbetsplats behöver för struktur för mötet är såklart individuellt. Men många sammanhang skulle tjäna mycket på att strukturera upp sina möten.
Varför inte börja med en av punkterna? Utforska hur mötet förändras för att sedan lägga till en struktur till. Lycka till på mötena framöver!
