”Finns skilda uppfattningar om innebörden av bakgrundskontroll”

DEBATT – av Filip Malm, Cecilia Kindgren-Bengtsson, Mats Tindberg, Anders Leijon och Johan Karlefors, på Advokatfirman Lindahl.

Rekryteringen av nya medarbetare är mycket viktig för de flesta företagen och ett företags framgång kan ofta vara beroende av att de mest lämpade personerna rekryteras, inte minst när det gäller nyckel­positioner. På motsatt vis kan brist­fällig information om en arbets­­sökande kandidat medföra risk för att en person anställs som skadar den psyko­sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen eller arbetsgivarens varu­märke. För att en arbets­givare ska kunna anställa rätt personer, och för att reducera de kostnader som kan upp­komma på grund av fel­rekryteringar, utförs ofta om­fattande bakgrunds­kontroller av kandidaterna i rekryterings­processer.

Det finns skilda uppfattningar om innebörden av begreppet ”bak­grunds­kontroll” i rekryteringssammanhang. En del menar till exempel att begreppet innefattar en granskning av kandidatens sociala medier och andra digitala fotspår, medan andra hävdar att begreppet innefattar utdrag från polisens belastningsregister eller att enbart verifiera den information som kandidaten själv har lämnat under rekryterings­processen.

Vilken information som under­­söks vid en bakgrundskontroll beror på vilken typ av tjänst som kandidaten är aktuell för. Vanligtvis innefattar en bakgrundskontroll i vart fall kontroll av de referenser som kandidaten själv har lämnat, tidigare anställningar samt utbildnings­historik (Stock­holms Handelskammares rapport Rekrytering och bakgrunds­kontroller i kampen om talangerna, april 2019). Nedan följer ett axplock av rekryterings­processer i vilka bak­grunds­­kontroller ofta genomförs enligt vår erfarenhet.

– Vid rekrytering till specialisttjänster där det är fråga om en ansvars­full roll samt vid rekrytering av ledande befattnings­havare, såsom anställda i ledningsgrupper. Vid denna typ av rekryteringar genomförs ofta kontroller av bland annat tidigare negativ mass­medial rapportering kring den aktuella kandidaten samt intressekonflikter och engage­­mang i andra bolag som är av relevans för anställningen.

– Vid rekrytering till anställningar i finansiell sektor samt till befattningar med ekonomi­ansvar, såsom VD, är till exempel ekonomisk brotts­lighet, konkurser eller betalnings­anmärkningar hos kreditinstitut och Krono­fogde­­myndigheten omständigheter som generellt tillmäts stor betydelse vid arbets­givarens bedömning av den aktuella kandidatens lämplighet. Förekomsten av sådana omständigheter behöver inte inne­bära att kandidaten inte bör anställas men om om­ständigheten ifråga kan utgöra en risk för arbetsgivaren – ett exempel är att en person som har dömts för ekonomisk brottslighet söker anställning som CFO – så vill arbets­givaren av för­­klar­liga skäl känna till det innan arbets­givaren fattar beslut om kandidaten ska erbjudas en anställning eller inte.

– Vid rekrytering av legitimerad personal inom till exempel vårdsektorn utgör indragen licens, tillsynsärenden som har lett till disciplinär påföljd och vissa typer av vålds- eller till­­­­­greppsbrott relevant information att beakta innan arbetsgivaren lämnar ett eventuellt anställnings­erbjudande.

I dagsläget finns det ingen lagstiftning som reglerar arbetsgivares generella rätt att begära att en arbetssökande kandidat eller en anställd presenterar ett utdrag från polisens belastnings­­register, ett så kallat registerutdrag, för arbetsgivaren. En arbetsgivare är där­för som utgångspunkt fri att, med beaktande av tillämpliga dataskyddsregler, begära upp­visande av registerutdrag. Inom delar av den svenska arbetsmarknaden föreligger det dock en lagstadgad skyldighet för arbetsgivare att begära registerutdrag inför ett beslut om anställning. Till exempel ska personer som blir erbjudna en anställning inom för­skole­verksamhet, skola och skolbarnsomsorg uppvisa ett register­utdrag innan de får påbörja sin anställning.

Antalet registerutdrag som begärs ut av enskilda har ökat med över 600 procent på 15 år, från cirka 40 000 per år 2003 till cirka 290 000 per år 2018 (SOU 2019:19, s. 115). Ökningen beror sannolikt på att arbets­­sökande och anställda i allt större omfattning begär ut registerutdrag på begäran av arbets­givare. Denna utveck­ling – att arbetsgivare utför mer omfattande undersökningar av arbets­­­sökande kandidater och anställda – kan enligt vår uppfattning betraktas som ett exempel på att den svenska arbetsrätten påverkas av bland annat anställnings­­villkor som historiskt sett har varit vanligare i den anglo­saxiska rätts­­kulturen. Denna förändring tar sig också uttryck i att det blir allt vanligare att arbets­­givare har önskemål om att i anställnings­avtal införa konkurrensförbud (non-competition clauses), värvningsförbud (non-soliciation clauses) och vitesklausuler.

Polisens belastningsregister innehåller information om bland annat eventuella brottmålsdomar och godkända strafföre­lägganden. Gallringen av belastningsregistret sker vid olika tidsintervall utifrån vilken på­följd som har utdömts för det aktuella brottet. Det finns inga krav på att ett registerutdrag ska överlämnas i ett oöppnat kuvert och den person som registerutdraget gäller har rätt att själv ta del av uppgifterna i utdraget samt att få tillbaka registerutdraget i original. Det före­kommer dock att arbetsgivare har önskemål om att erhålla registerutdrag i oöppnade kuvert, även om utdragen är utformade, bland annat genom vattenstämplar och färgtryck, för att försvåra förfalskning.

Polismyndigheten får inte skicka registerutdrag direkt till en potentiell arbets­givare men i dagsläget kan en arbetsgivare, som sagt, kräva att en kandidat uppvisar ett register­utdrag under rekryterings­processen. Kandidaten kan givetvis emotsätta sig detta, men riskerar då att den potentiella arbetsgivaren väljer att inte anställa honom eller henne. Det kan dock noteras att statliga arbetsgivare är skyldiga att anställa utifrån kandidaternas för­­­tjänst (i stora drag antalet tjänsteår) och skicklighet (kompetens och utbildning). Ett sådant krav finns inte för arbets­givare i privat sektor. Begränsningen innebär att statliga arbets­givare som utgångspunkt inte får välja bort en kandidat på grund av att den aktuella kandidaten inte har visat upp eller lämnat över ett register­utdrag till den potentiella arbets­givaren.

Ett registerutdrag begärs i förekommande fall ut av den enskilde med stöd av dennes rätt till insyn i belastnings­registret. I ett betänkande från 2014 (SOU 2014:48) föreslås dock lag­­ändringar som syftar till att bland annat stärka skyddet för den personliga integriteten i arbets­livet. I betänkandet föreslås att det ska vara förbjudet för arbetsgivare att utan lag­stöd begära att en arbetssökande ska visa upp eller överlämna ett registerutdrag.

För att ett sådant förbud ska kunna in­föras behöver dock också ett utökat stöd för register­kontroll för vissa verksamheter in­föras.

I ett betänkande från våren 2019 (SOU 2019:19) lämnades också förslag på ett utökat för­fattnings­­stöd för register­kontroll i arbetslivet avseende Kriminalvården, Åklagar­myndig­heten, Eko­brotts­myndigheten, finansiella företag som omfattas av krav på lednings­prövning samt offentliga och enskilda aktörer som utför vård- och omsorgs­insatser i hemmet åt äldre personer eller personer med funktionsnedsättning. Detta lag­förslag före­slås träda i kraft den 1 januari 2021 tillsammans med ovan omnämnda för­slag om ett generellt för­­bud mot krav på utdrag ur belastningsregistret. Införandet av de förslag som lämnas i 2014 års betänkande kommer, även om det utökade författningsstödet för register­kontroller i 2019 års betänkande införs, innebära en begränsning av arbetsgivares möjlig­heter att få ta del av registerutdrag, i jämförelse med vad som gäller idag.

Avslutningsvis rekommenderar vi som utgångspunkt kollektivavtalsbundna arbetsgivare att genomföra fackliga för­handlingar med den eller de eventuella kollektiv­avtals­bärande fack­föreningarna innan arbetsgivaren inför ett krav på uppvisande av registerutdrag, som går ut­­­över uppvisandet av sådana registerutdrag som arbets­givaren har en lagstadgad skyl­dig­het att begära. Ett sådant krav har nämligen typiskt sett sådan betydelse för de anställda att arbets­givaren måste anta att de kollektivavtalsbärande fack­föreningarna har ett intresse av att kunna påverka beslutet inom ramen för de fackliga för­­handlingarna.

Mot­sätter sig fack­­föreningarna införandet av ett krav på registerutdrag kan arbets­givaren lik­väl införa ett sådant krav, men då med en ökad risk för att fack­föreningarna till exempel för en talan mot arbets­givaren, och i anslutning till detta exempelvis gör gällande att arbets­­­givaren saknar rätts­lig grund enligt GDPR för den person­­uppgifts­behandling som sker genom arbets­givarens genom­gång m.m. av er­hållna register­­utdrag.