”Nya regler för arbetsgivardeklarationer kan skapa oreda för arbetsgivarna”

KRÖNIKA – av advokat Margarita Kozlov och jur. kand. Martha Lindmark verksamma inom arbetsrätt respektive skatterätt på advokatbyrån Baker McKenzie.

Från och med februari ska arbetsgivare lämna information om arbetsplatsens adress och ort i arbetsgivardeklarationens individuppgift om den anställda bara haft ett tjänsteställe under redovisningsperioden, i enlighet med det tillägg i skatteförfarandelagen som trädde i kraft 1 januari 2023. Förändringen är visserligen liten men med flexibla arbetsplatser och hemarbete kan det bli svårt för arbetsgivarna att avgöra vilket som är det korrekta tjänstestället.

Syftet med den nya rapporteringen är att underlätta Skatteverkets kontrollmöjligheter och i förlängningen att minimera risken för felaktigheter när det gäller anställdas skattelättnader för arbetsresor.

Uppgiftsskyldigheten låg tidigare på den skattskyldige när denne yrkade på avdrag i sin deklaration. Genom att Skatteverket får tillgång till de anställdas tjänsteställe kan myndigheten därmed lättare avgöra rimligheten i reseavdragen vad gäller sträcka och tidsvinst, vilket är ett grundläggande krav och en förutsättning för att dra av kostnader. Detta har inte tidigare kunnat bedömas utan en utredning från myndighetens sida.

En anställd kan bara ha ett tjänsteställe hos en och samma arbetsgivare. Det gäller även om arbetet utförs på olika ställen. Huvudregeln är att tjänstestället ska vara den plats där den anställda utför huvuddelen av sitt arbete. Det är arbetsgivaren som ansvarar för bedömningen var tjänstestället är. Om den anställda personen arbetar hemifrån flera dagar i veckan blir denna bedömning inte helt självklar.

Efter pandemin har det för många blivit vanligt med distansarbete och hybridarbete, och många anställda arbetar hemifrån någon till några dagar i veckan. Om den anställda har tillgång till ett fysiskt kontor, där huvuddelen av arbetet kan utföras, anses tjänstestället vara kontoret även om den anställda tillåts att arbeta från andra ställen mer än hälften av sin arbetstid.  

När det gäller anställda som arbetar flexibelt ska arbetsgivaren alltså ange kontoret som tjänsteställe i arbetsgivardeklarationen under förutsättning att inget annat har avtalats. En anställd som har ingått avtal med sin arbetsgivare om att arbeta på en annan plats än på kontoret anses ha sitt tjänsteställe på denna plats, under förutsättning att mer än hälften av arbetet har utförts därifrån.

I de fall där inget har avtalats och i de fall när den anställda utför sitt arbete under förflyttning, vilket är vanligt för exempelvis hantverkare och kollektivtrafiksförare, ska tjänstestället vara den plats där arbetstagaren fullgör en del av sitt arbete, såsom att hämta och lämna arbetsmaterial.

För konsulter som kan vara utsända hos kunder utanför arbetsgivarens lokaler i långa perioder kan det vara svårare att avgöra vart tjänstestället är. Bedömningen bör göras i ett längre tidsperspektiv om minst två år och tillfälliga förändringar av den huvudsakliga arbetsplatsen ska inte påverka. För att tjänstestället ska vara i utomståendes lokaler bör det vara en varaktig lösning, men om den anställde även under en längre tidsperiod fortsätter att besöka arbetsgivarens lokaler i genomsnitt varje vecka kommer tjänstestället att förbli i arbetsgivarens lokaler.

Inte heller medför enbart den omständigheten att en anställd arbetar mindre än hälften av sin tid på kontoret att bostaden per automatik utgör den anställdes tjänsteställe, utan det krävs att detta särskilt har avtalats mellan den anställda personen och arbetsgivaren.

Om en arbetsgivare tillåter distansarbete för sina anställda, vilket många arbetsgivare gör, rekommenderas det utifrån ett arbetsrättsligt perspektiv att avtala om vilken den huvudsakliga arbetsplatsen är, samt att införa en policy för distansarbete. Det är dock viktigt att poängtera att ändringar av anställningsvillkor kräver förhandling med de anställda. Väljer man att avtala om hemarbete i anställningsavtalet blir det svårare att ändra villkoren om upplägget inte skulle fungera utifrån arbetsgivarens perspektiv.

Med pandemin bakom oss kan vi konstatera att arbetssättet har förändrats för många. Den nya redovisningen av tjänsteställe är tänkt att underlätta handläggningen av avdrag för arbetsresor mellan bostaden och arbetet. Om bostaden skulle utgöra en anställds tjänsteställe försvinner därmed rätten till avdrag. Framgent kan vi eventuellt komma att se att det återigen blir vanligare att arbetstagare väljer att arbeta från företagets kontor huvuddelen av arbetstiden för att undvika att något annat avtalas i anställningsavtalet och därmed gå miste om avdragsrätt för arbetsresor.  

Uppgifterna ska lämnas varje månad från och med redovisningsperioden januari 2023, dvs. rapportering av tjänsteställe kommer att ske från och med februari i år. I dagsläget finns det inga sanktioner om informationen skulle utelämnas av arbetsgivaren. Däremot är det ovisst vad som gäller om fel tjänsteställe skulle anges om detta är till nackdel för arbetstagarens avdragsrätt. Om det blir ett vanligt förekommande problem är svårt att sia om, och tiden kommer utvisa vem som då står som ansvarig för felaktigt redovisat tjänsteställe.