”Legal Operations – ett verktyg för att skapa en effektiv och motståndskraftig juristfunktion”

DEBATT – av Linn Alfredsson, principal corporate counsel, Microsoft western Europe och Sara Edlund, general counsel på Dustin.

Med en global pandemi i backspegeln, ett pågående krig i Europa, och snabb teknisk modernisering, händer just nu mycket på en gång som är relativt nytt och okänt för många. Vi är på väg in i en lågkonjunktur och hanterar stigande inflation och en geopolitisk komplexitet. Med den bakgrunden kan vi förvänta oss ökad volym och komplexitet samt krav på att juristfunktioner väntas göra mer arbete internt utan att addera fler resurser. Chefsjuristen har här en viktig roll att säkra en effektiv och motståndskraftig juristfunktion som kan navigera verksamheten genom ett utmanande 2023.

Chefsjuristens och juristfunktionens roll och uppdrag har utvecklats över tid. Juristfunktionen har förändrats från att i huvudsak fokusera på riskhantering med juridiken som verktyg till att idag vara strategisk affärspartner. Över tid har många juristfunktioner även tagit på sig an ett antal nya affärsområden, såsom ESG-initiativ, regelefterlevnad, riskhantering, hantering av kris respektive intrångsincidenter och dataskydd. Utöver förändrat fokus och nya ansvarsområden, förväntar sig ledningen idag att juristavdelningen styrs på samma sätt som övriga affärsfunktioner. Chefsjuristen behöver, i likhet med andra ledare, optimera produktivitet, effektivisera processer och fokusera mer på att skapa värde. Och detta ska givetvis ske kostnadseffektivt, ”do more with less”.

För att lyckas med sitt uppdrag behöver chefsjuristen säkra att juristavdelningen har rätt prioriteringar med koppling till verksamhetsmålen, relevant resursanvändning, effektiva processer och verktyg samt tydlig kommunikation. Detta kallas ofta för ”legal operations” där syftet är att möjliggöra för bolagsjuristerna att fokusera på än mer värdeskapande arbete. Legal operations innebär att juristavdelningen bedrivs som en verksamhet och anammar kompetenser som exempelvis strategi, finansiell planering, dataanalys, processhantering och teknik.

För att vara en möjliggörare för verksamheten, krävs att juristfunktionens strategi är sammankopplad med verksamheten och bidrar till dess mål. Ett sätt att säkerställa det är att etablera en affärsplanerings- och uppföljningsprocess för juristfunktionen. Genom processen skapas en struktur som möjliggör rätt fokus och förbättrar resultat. Uppföljningsfasen kan inkludera mätvärden och KPI:er som möjliggör för chefsjuristen att följa framstegen och kunna visa på funktionens värde. Vidare kan informerade beslut fattas om inhämtad data visar att progress inte sker eller att värde inte skapas.

I den tid vi befinner oss i är det särskilt viktigt att säkra att funktionens resurser används på bästa möjliga sätt. Det görs i budget- och prognosarbetet där även olika analyser kan ske. Kostnader för extern juridisk rådgivning är vanligen den största kostnadsposten för juristfunktioner, och samtidigt den mest oförutsägbara. Det kan därför vara en god idé att sätta upp en plan för hantering av externa rådgivare samt att överväga alternativa arvodesupplägg för att minska kostnaderna och öka förutsägbarheten. Alternativa arvoden som förekommer mer frekvent på marknaden är så kallade ”retainers” och ”blended rates”.

En viktig del i uppdraget är att skapa effektiva processer och optimera juristfunktionens arbete, såväl inom funktionen som i samarbete med andra delar av verksamheten. Genom att kartlägga funktionens viktigaste arbetsflöden, identifiera förbättringsmöjligheter och implementera processförbättringar, kan vi säkerställa kvalitet, värdeskapande och effektivitet i våra processer. Genom att standardisera skapar vi även möjlighet för automatisering och annat tekniskt stöd. Det skapar i sin tur möjlighet för juristfunktionen att fokusera på ärenden med större betydelse för bolaget, såsom komplex avtalsförhandling eller strategiska frågor.

Att använda rätt verktyg, säkerställer att resurser används på bästa sätt. Vanliga verktyg för juristavdelningar är IT-system för kontraktshantering respektive ärendehantering, e-signatur och avtalsdatabas. Automatisering stöttar därmed juristavdelningen med kapacitet, flexibilitet och personoberoende.

Med legal operations som metod, tankesätt eller funktion, kan juristfunktionen utmana sitt nuvarande uppdrag, resursanvändning, arbetssätt, verktyg och kommunikation. Dagens verksamheter förändras i hög takt och det som fungerade igår är inte alltid det som fungerar i framtiden. Att vara relevant kräver mycket mer än att hålla sig uppdaterad inom relevanta juridiska områden. Chefsjuristen behöver hålla sig uppdaterad även inom andra områden samt samla data för att kunna leda funktionen och stötta verksamheten. För att kunna göra det krävs standardisering och digitala verktyg precis som för andra affärsfunktioner. Den naturliga utvecklingen är att Legal Operations funktionen utgör chefsjuristens högra hand och nyttjas särskilt i implementation av effektiviserings- och teknikinitiativ.

I tider när många bolag skär ner budgetar och färre resurser anställs, är det dags för legal operations att ta plats på agendan och visa sitt sanna värde i organisationen!

Tips på vad juristfunktionen kan göra med en begränsad budget för att öka motståndskraft och effektivitet i arbetet:

Strategi och mål: Etablera ett tydligt syfte och (digital) strategi för funktionen. Funktioner som har tydlig målsättning och är syftesdrivna presterar bättre och bidrar till ökad affärsnytta. Glöm inte heller att inkludera processer och teknik i strategin. Det är dags att lyfta blicken och se de möjligheter som finns för juristbranschen inom digital förändring.

Mätbarhet och data: För att optimera och kunna organisera arbetsflöden bättre krävs mätbarhet. Använd verktyg som kan samla in värdefull data för att hjälpa din juristfunktion att finna juristfunktionens bidrag till verksamheten, att kartlägga vilka frågor funktionen investerar majoriteten av sin tid i samt att följa utveckling och resultat i arbetet.

Standardisera och optimera: Identifiera de arbetsflöden som genererar en stor volym arbete för funktionen. Överväg att implementera ett standardiserat flöde med tydliga steg och roller och dokumentera dem i en processkarta, rutin eller liknande. Därefter kan ni regelbundet utvärdera och genomföra förbättringar.

Kanalisera inkommande ärenden: Överväg att använda kanaler som ärendehanteringssystem eller funktionspostlåda för att samla, prioritera och allokera inkommande ärenden. För många inkommande kanaler, eller direktkontakter, kan skapa utmaningar i att prioritera rätt.

Kommunikation och vägledningar: Eftersträva att funktionens informationsgivning är lätt att hitta, förstå och använda. För att göra den lättillgänglig kan en central plattform såsom verksamhetens intranät användas för generell information, vägledningar, svar på frekventa frågor samt att ge information om var man kan vända sig vid olika typer av ärenden. Informationen är då tillgänglig 24/7 och medför att inflödet av ärenden till funktionen minskar.

Tipsen ovan är alla genomförbara utan stora investeringar eller implementering av avancerade system.

Om du som framåtlutad chefsjurist sträva efter ett tydligare syfte, datadrivna beslut, och relevant resursallokering i syfte att undvika för hög arbetsbelastning samt att öka transparensen kringfunktionens värdeskapande i organisationen – då är det hög tid att se över funktionens operationella design.