Förhållandena på en arbetsplats kan ändras snabbt på grund av till exempel en konflikt eller förändringskrav. Detta gör att en attraktiv arbetsplats kan relativt snabbt förändras och tappa den uppbyggda trivseln – attraktivitet är en färskvara.
De system som finns för hälsofrämjande redovisning i form av lagstiftning av sjukfrånvaroredovisning i årsredovisningen, hälsobokslut och årliga arbetsmiljöundersökningar hinner inte med att fånga upp de snabba förändringar som sker på arbetsplatsen. Till detta syfte krävs mer känsliga och dynamiska arbetssätt och verktyg för att ge positiva och negativa varningssignaler till ledningen.
Ett effektivt arbetssätt som fungerar bra i mindre arbetsgrupper är att umgås med sina arbetskamrater och att ledaren aktivt är ute i verksamheten och lyssnar på vad medarbetarna tar upp, så kallat Management by walking around. I arbetssättet handlar det om att bygga upp en relation och lära känna sina medarbetare och därigenom fånga upp åsikter samt snabbt kunna märka förändringar i beteendet.
I större organisationer eller där arbetsgruppen är väldigt stor är detta arbetssätt dock svårare att praktisera, framförallt på senior ledningsnivå där direktkontakten med medarbetarna ofta är begränsad. Här krävs mer formella varningssystem. Tanken med formella varningssystem finns inbyggd i arbetsmiljölagstiftningen där den tydligaste indikatorn är kravet om utredning vid upprepad korttidssjukfrånvaro. Vid fyra sjukfrånvarotillfällen måste en utredning genomföras av arbetsgivaren vilket har till syfte att ge information och en möjlighet till varningssignal om att något kanske inte står rätt till med den aktuella medarbetaren.
Kontinuerliga uppföljningar av hälsoindikatorer såsom självskattad hälsa, sjukfrånvaro och sjukfall är en möjlig väg att på grupp och organisationsnivå följa variationen på arbetsplatsen. Med fördel kan medarbetarnas självskattningar av deras hälsa användas som varningsindikatorer genom denna indikators visade förmåga att förutspå framtida sjukfrånvaro. Denna uppföljning måste dock genomföras med högre frekvens för att få ett känsligt och dynamiskt styrningssystem. Den högre frekvensen på uppföljningen innebär också att antalet indikatorer som följs upp måste begränsas för att inte kräva en alltför stor arbetsinsats att ta fram och kvalitetssäkra statistiken.
Även om en organisation genomför kontinuerliga mätningar med hög frekvens av hälsoindikatorer så uppfyller dock inte styrsystemet ett krav som kan ställas, nämligen att avgöra när en förändring skall ses som en varning eller inte. Trendkurvor går i detta fall att utläsa men vid alternerande utfall i statistiken är det svårt för ledningen att få ett underlag med hög precision för sina beslut av när insatser ska genomföras. För att med viss säkerhet kunna uttala sig om signifikanta förändringar på arbetsplatsen måste statistiska teorier tillämpas.
Ett väl beprövat statistiskt verktyg inom kvalitetsområdet är styrdiagram. Ett styrdiagram urskiljer naturlig och systematisk variation och ger därigenom en hög precision i beslutsunderlaget. Detta genomförs genom att statistiska så kallade styrgränser beräknas med en viss sannolikhet kopplat till sig. Det finns ett stort antal styrdiagram utformade efter vilka egenskaper som eftersöks och vad den underliggande statistiken består av. I den ursprungliga och enklaste formen av styrdiagram ges vid ett larm (mätvärde som ligger utanför de beräknade styrgränserna) en sannolikhet på 99,7 procent att en statistisk signifikant förändring har skett. Erhålls ett sådant larm kan ledningen med statistiken i ryggen direkt tillsammans med medarbetarna börja utreda orsaken på arbetsplatsen och skapa en handlingsplan. Samtidigt reduceras kraftigt risken för att beslut fattas på naturlig variation, det vill säga när mätobservationerna ligger inom statistikens fördelning.
Denna form av verksamhetsstyrning ger en precision i beslutsfattandet som få arbetsplatser idag kan uppvisa. Den största delen av det formella beslutsfattandet baserar sig på punktuppskattningar eller i bästa fall trendskattningar. Styrdiagram som verktyg är generellt tillämpbart men har fått sin största spridning inom kvalitetsområdet rörande kvalitetsbrister och liknande. Tillämpningen inom hälso- och arbetsmiljöområdet är obefintlig både i Sverige och Internationellt. Genom dess många fördelar och behov på arbetsplatserna arbetar jag just nu i ett FoU-projekt för att utveckla enkla och användbara styrdiagram anpassade för att ge varningssignaler till arbetsplatsen rörande hälsa och arbetsmiljö. Det enorma mänskliga och finansiella värde som finns i varningssystem som hjälper till att höja medarbetarnas hälsa och reducera risken för sjukskrivning gör att detta FoU-arbete känns angeläget och borde ges hög prioritet på framtidens attraktiva arbetsplatser.
Nästa artikel handlar om hur olika organisatoriska utmärkelseprocesser kan användas som en systematisk metod för att skapa attraktiva arbetsplatser.
Johan Larsson
Teknologie licentiat, Civilingenjör, Teknologie kandidat
Johan Larsson verkar som forskare, konsult, krönikör och författare inom området ledarskap och verksamhetsstyrning för hälsa, kvalitet och effektivitet. Johans licentiatavhandling heter The Effect of Leadership Values, Methodologies and Behavior on Quality and Health. Johan är även medförfattare till den populärvetenskapliga boken Att styra med hälsa – från statistik till strategi. Kontakt: Johan.Larsson@qfromz.com, 070-3900390
