KRÖNIKA – av Anna Enqvist, Chief Compliance & Sustainability Officer på Lindahl
Efter flera år med ett snabbt skiftande och oroligt omvärldsläge har man mer eller mindre börjat vänja sig vid att förändring är det nya normala. Att det däremot även skulle börja svänga så pass mycket i advokatsektorn på så kort tid var det kanske färre som förutsåg, eller väntade sig.
Vi befinner oss just nu i en omfattande förändring; byråer som splittas, byråer som går samman, byråer som lämnar Advokatsamfundet. En utveckling där AI är både en pådrivande och påskyndande faktor, när många ser behov av snabbare omställning. Från att historiskt sett ha haft regulatorisk förändring som den största utmaningen ligger nu fokus i stället på förändring i arbetssätt och en förändring i vad klienter förväntar sig av byråerna.
Även om mycket av förändringen är AI-driven är det viktigt att inte fastna i tron att AI kommer lösa allt; den förändring vi upplever går djupare än så. Vi kan inte hantera situationen genom att enbart göra punktvisa förändringar, eller bara applicera nya verktyg; vi behöver ändra hur vi som organisationer möter vår omvärld. Vi behöver forma organisationer som proaktivt kan hantera en ständigt föränderlig omvärld och som lyckas positionera sig bättre än sina konkurrenter. Vi behöver bygga resilienta organisationer.
Resiliens innebär för många motståndskraft och anpassningsförmåga. Jag har valt att i stället jobba med begreppet anpassningskraft, ett proaktivt begrepp som innebär att man som organisation ligger i framkant och fångar upp förändringar i omvärlden i ett tidigt skede i stället för att behöva reagera och agera när förändringen redan är ett faktum.
För att bygga en anpassningskraftig organisation ser jag att man behöver arbeta med fyra olika delar parallellt, och integrera delarna med varandra. För att lyckas är tonen från toppen förutsättningen. En förändring kan inte initieras enbart baserat på en förväntansbild från marknaden.
Organisationen – de yttre murarna, grunden för anpassningskraft
En solid grund är ett måste för att kunna bygga en anpassningskraftig organisation. Bra ordning och reda i kombination med väl inarbetade rutiner och processer. En förutsättning är att kontinuerligt kunskapsbygga inom organisationen, samtliga medarbetare ska känna sig trygga i sina roller och ha utrymme samt förutsättningar att växa.
Det är också viktigt att implementera ett resurseffektivt arbetssätt där den negativa påverkan på miljö och klimat minimeras och där den positiva påverkan maximeras. I den tid vi verkar i behöver alla bolag bli mer självförsörjande, arbeta för att minimera avfall och arbeta energieffektivt. För att kunna möte ett potentiellt krisläge behöver dessutom kris- och kontinuitetsplanerna vara uppdaterade och väl inövade, och vi behöver vara förberedda på att klara oss själva i ett initialt skede.
Organisationen behöver även konstant hålla örat mot rälsen, framtidsspana. Vilka förändringar är på gång och vilka av dessa vill vi följa? Införliva ”selective picking”, bara för att något blir en trend behöver den inte nödvändigtvis följas. På samma sätt, alla behöver inte ha spanat in en trend för att vi som bolag ska vilja följa den.
Avslutningsvis behöver organisationen kunna vara snabbfotad. Att enkelt kunna ställa om snabbt, oavsett om förändringen är ett yttre hot eller en ny marknadsmöjlighet.
Medarbetarresiliens – de inre murarna, kuggarna i maskineriet
Resilienta medarbetare är en förutsättning för att organisationen i sin helhet ska kunna uppvisa god anpassningskraft. Men vad utgör egentligen en resilient medarbetare? Begreppet är komplext och mångfacetterat, och här behöver vi som arbetsgivare ha en öppenhet och en flexibilitet som möjliggör utrymme för att dessa frågor får utrymme och lyfts fram i organisationen. Samtliga medarbetare ska ha de verktyg, det arbetsupplägg och den coachning som behövs för att hen ska känna sig trygg, må bra av att arbeta i bolaget och kunna prestera på topp. Begreppet är inte statiskt, utan kräver en iterativ process med konstant uppföljning och förbättring.
Arbetssätt och verktyg – hur vi jobbar
Här är det lätt att spontant tänka AI. Om vi bara börjar använda AI i vårt arbete så har vi säkerställt att vi ligger i framkant. Detta är nog den allra farligaste approach man som organisation kan ha i dagsläget. Ja, AI skapar absolut disruption i vår bransch och i många andra. Men AI, och de förändrade arbetssätt som AI leder till, är fortfarande en del av en teknisk utveckling som pågått under lång tid. Går den väldigt snabbt just nu? Ja. Men AI är varken den första eller den sista disruptiva tekniken eller lösningen som vi kommer att stöta på.
Utvecklingen kommer att fortsätta och med det sagt är det inte den specifika tekniken eller verktyget som blir avgörande. Det som i stället blir avgörande är hur vi tar oss an nya verktyg i organisationen, hur vi utvecklar organisationer och arbetssätt efter tekniken i stället för tvärtom, där man bara applicerar nya verktyg på befintlig verksamhet. Våga vara djävulens advokat och fastna inte i gamla arbetssätt och processer bara för att det är ”så vi jobbar”. Utmana konstant både arbetssätt och verktyg, arbetar vi på bästa möjliga sätt och med de bästa tillgängliga lösningarna för att vi ska ta oss dit vi vill? Är vi som organisation modiga, nyfikna, förändringsvilliga och redo att testa? Utan de förmågorna saknar vi anpassningskraft när tekniken ständigt utvecklas.
I detta perspektiv blir det också avgörande att vi effektivt kunskapsdelar inom organisationen. Lägg tid på att utbilda medarbetare i hur de nya verktygen kan optimera arbetsdagen och dela kunskapen med varandra.
Ett transformativt ledarskap – hur vi tar oss dit vi vill
Den traditionella ledaren har länge varit en person som både sätter riktning och som bestämmer hur organisationen tar sig dit. I en tid av konstanta och komplexa förändringar blir denna ledarstil varken effektiv eller skapar det mångfacetterade synsätt som behövs för att skapa en strategiskt hållbar position över tid. För att lyckas föra organisationen dit man vill behöver ledarskapet i stället vara transformativt.
Med ett transformativt ledarskap agerar ledaren förebild och formulerar själva visionen, men ”hur:et” lämnas till medarbetaren själv. Medarbetaren får på så vis en hög grad av förtroende, och medbestämmande i processen, samtidigt som ledaren agerar mentor och coach utifrån medarbetarens unika behov.
För att summera. För att skapa en anpassningskraftig organisation behöver man:
1. Arbeta med organisationen, skapa en hög grad av ordning och reda och säkerställa att varje medarbetare känner sig trygg i vad som förväntas. Konstant hålla örat mot rälsen – vad är på gång? och arbeta med ”selective picking”.
2. Arbeta med medarbetarnas egna förmågor och personliga resiliens, säkerställa att samtliga medarbetare har de förutsättningar som behövs för att kunna prestera på topp.
3. Tidigt fånga upp nya verktyg och arbetssätt, oavsett om det är AI eller något annat. Utveckla organisationen och processerna runt dessa, i stället för att applicera dem på befintlig organisation. Säkerställ att organisationen tar sig an nya arbetssätt och ny teknik med förändringsvilja, nyfikenhet och trygghet att våga testa.
4. Ledarskapet, som oftast det viktigaste av allt. Applicera ett transformativt ledarskap där ledaren agerar förebild, formulerar vision, men där själva ”hur:et” lämnas till medarbetaren själv.
För att lyckas kan inte de fyra delarna ses som enskilda element, utan behöver integreras i varandra, och arbetsprocessen bli iterativ. För att utvecklas och röra oss framåt som organisationer behöver vi lära av historien och konstant vara redo och öppna för förändring. Helt enkelt ha anpassningskraft. Den största risken när omvärlden och marknaden rör sig snabbt är inte att fatta fel beslut, det är att stå still och inte fatta något beslut alls.
