Information måste alla relatera till. Juristen skall vara välinformerad och ha tillgång till information. Flera informationssystem skall behärskas – för att söka fram material och för att hålla sig uppdaterad.
Information kan emellertid också vara negativt. I en amerikansk undersökning anger åttio procent av juristerna att de är överbelastade. Avsevärd tid ägnas åt att gå igenom irrelevant information. För mycket information skapar stress och för att finna det väsentliga måste merparten sorteras bort. Juristen kan inte bara vara en god informationssökare, lika viktigt är att förstå vad som är irrelevant, att sålla och att kunna exkludera.
Här kommer begreppet exformation in. Exformation myntades på 1990-talet av författaren Tor Nørretranders för att beteckna medvetet bortsorterad information. Information är enligt detta synsätt ”resultatet av en produktion av exformation” d.v.s. en sammanfattning som skapas genom aktiva beslut om bortgallring. Tingsnotarien som skriver tryck och juristen som författar rättsutlåtanden är illustrationer. Uppgiften är inte att skapa nytt utan att sålla fram det relevanta, och så är det nästan alltid.
Skälen till att karaktärisera något som exformation kan vara många, att det inte tillför något nytt, att det reflekterar känd kontext, att det är irrelevant eller föråldrat, att det är en upprepning eller att uppgifterna är tillgängliga via andra kanaler. Fördelen med att ha ett speciellt begrepp för exformation är att det blir enklare att arbeta systematiskt.
Arbetet med att exformera är tidskrävande. Uppgiften är därtill riskfylld. Ouppmärksamhet i kombination med för nitisk gallring kan medföra att relevant material sorteras bort. Ett passivt förhållningssätt kan å andra sidan leda till informationsöverflöd och att det blir svårare att fokusera på grundläggande verksamhetsfrågor, då irritation, splittrad uppmärksamhet och känslan av otillräcklighet tilltar.
Genomtänkt exformationsarbete förutsätter också långsiktig planering. En ”kan vara bra att ha” attityd till inflödet bör undvikas. En bättre strategi är att etablera informationskanaler som kan aktiveras då behov uppkommer, det som inte behövs i närtid skall alls inte belasta verksamheten.
Centralt är också att sortera effektivt. I praktiken att tolka metainformation, t.ex. i form av avsändare (anger prioritet), dokumentstrukturer (talar om var i texten informationstillskottet finns) tidsangivelser (anger sekvens för bearbetning), referenser (indikerar relevans). I en organisation kan det löna sig att etablera standarder för detta, både för produktion och för kommunikation av information.
Insikten att hantering av exformation är krävande kan även missbrukas.
En mindre seriös jurist kan medvetet söka skapa informationsöverflöd – ett känt fenomen i amerikansk processföring. Motpart och domstol dränks i en strid ström av mer eller mindre relevanta, mångordiga inlagor. Dessa kompletteras i sin tur av omfattande ansökningar om editionsförelägganden och talrika bevisuppgifter, åtföljda av extensiva tekniska beskrivningar etc.
Kontrasten, den omsorgsfulle juristen, vidarebefordrar inte fler dokument, ofullbordade utkast eller mer uppgifter än vad som är nödvändigt. Denne tillser också att alla utgående meddelanden har tydliga avsändaruppgifter, ifylld ämnesrad eller en rubrik som så precist som möjligt anger innehållet – allt för att underlätta för mottagaren. En dygd är därtill att formulera sig kort och att sätta punkt.
