Outsourcing förekommer inom en mängd olika områden, men fenomenet har främst associerats med företag som kontrakterar ut hela sin IT-avdelning – inklusive personal, hårdvara och mjukvara – till en utomstående leverantör av IT-tjänster. I sin mest allmänna betydelse innefattar termen ”outsourcing” i detta avseende både den inledande kontrakteringen, dvs. den operativa migrationen som sådan, och den efterföljande styrningsfasen.
Ett outsourcingarrangemangs utformning och omfattning kan naturligtvis variera. Utöver att lägga ut hela sin IT-avdelning på en utomstående part kan ett företag mer specifikt utkontraktera exempelvis utvecklingen av sitt datasystem till en leverantör som är specialiserad på denna typ av tjänster. Olika funktioner kan också kontrakteras ut på flera parter istället för att enbart en leverantör används, genom s.k. multisourcing.
En viktig anledning till att outsourcing är särskilt attraktivt inom just IT-sektorn är den allt snabbare teknikutvecklingen. I dagens kontinuerligt föränderliga affärsvärld kräver en kostnadseffektiv och modern IT-struktur hos ett företag betydande satsningar av pengar och andra resurser.
Genom outsourcing kan företag på ett medvetet sätt allokera sina resurser och fokusera de egna aktiviteterna på sina kärnverksamheter. Ur detta perspektiv är det inte förvånande att den globala outsourcingmarknaden har vuxit kraftigt och stadigt under de senaste åren.
Det är dock samtidigt viktigt att vara medveten om att ett företags beslut att lägga ut exempelvis sin IT-avdelning på en utomstående part också kan medföra risker. En fundamental faktor att beakta som outsourcingkund är att man med tiden kan komma att finna sig själv ”i händerna” på tjänsteleverantören, såtillvida att denne har den direkta kontrollen över den utkontrakterade verksamheten.
Av denna anledning bör outsourcingkunder alltid överväga åtgärder såsom att behålla viss nyckelpersonal och att ålägga leverantören rapporteringsskyldighet i olika avseenden, samt säkerställa tillräckliga möjligheter att mäta huruvida de servicenivåer som krävs uppfylls. Välformulerade modeller för benchmarking kan också vara användbara i sammanhanget.
Centralt för ett outsourcingarrangemangs långsiktiga framgång är kontraktet mellan parterna, då detta reglerar rättigheterna och skyldigheterna i förhållandet. Särskilt med tanke på att outsourcingaffärer ofta innefattar stora värden och sträcker sig över lång tid (inte sällan mellan fem och sju år) är kontraktets kvalitet och utformning uppenbarligen av avgörande betydelse för både kunden och tjänsteleverantören.
Trots detta tenderar outsourcingkontrakt ofta att, när de skrivs, huvudsakligen fokusera på själva överföringen av personalresurser, med hänsyn tagen endast till omständigheterna som råder vid just den tidpunkten. Därför visar sig många outsourcingkontrakt fungera otillfredsställande efter att en viss tid har förflutit.
Kunden kan exempelvis märka att dennes rigida outsourcingupplägg inte blev så tekniskt och ekonomiskt fördelaktiga som hoppats, särskilt mot bakgrund av utvecklingen på marknaden i övrigt. Inte sällan blir det således uppenbart efter några år att diverse tilläggstjänster skulle fordras för att anpassa den utkontrakterade verksamheten till den ständigt ombytliga spelplan som den moderna affärs- och IT-världen utgör, vilket skulle kräva nya, utfyllande beställningar av outsourcingkunden.
Mot denna bakgrund är det synbarligen av största vikt att all outsourcingarrangemang föregås av genomtänkt proaktiv planering – från ett juridiskt såväl som affärsmässigt perspektiv – innan dess att kontrakt formuleras och skrivs under.
Det emellertid också tydligt att outsourcingarrangemang kan gynnas av omförhandling vid tillfällen därefter. Faktum är, visar erfarenheten, att de flesta outsourcingavtal omförhandlas vid åtminstone någon tidpunkt.
En omförhandling av ett outsourcingavtal kan, typiskt sett, omfatta frågor såsom förlängning av kontraktstiden, prisförändringar och modifikationer i prismekanismer, införande av nya sanktioner vid avtalsbrott och förändringar av servicenivåer. Omförhandling kan också involvera mer genomgripande förändringar i outsourcingstrukturen som helhet; exempelvis en övergång från en diversifierad multisourcing till ett konsoliderat upplägg med endast en eller ett fåtal leverantörer (eller tvärtom).
För att säkra en möjlighet att få till stånd omförhandling under kontraktstiden kan en part till ett outsourcingavtal vilja inkludera en klausul i kontraktet som uttryckligen berättigar denne till att initiera sådana förhandlingar vid särskilda tillfällen. Utöver en sådan klausul kan det dessutom ofta vara önskvärt för en part att införliva tydliga möjligheter att utträda från avtalet innan den ursprungliga kontraktstidens slut.
Förtida uppsägning ett avtal kan tillåtas såväl vid materiella kontraktsbrott som av bekvämlighetsskäl, naturligtvis förutsatt att motparten tillerkänns skälig ersättning vid rent skönsmässiga utträden. Det säger sig självt att sådana möjligheter till utträde ur kontraktsförhållandet kan fungera som ett incitament till omförhandling och öka en parts förhandlingsstyrka genom att ge alternativ till en överenskommelse.
I detta sammanhang skall vidare framhållas att outsourcingkontrakt även bör innehålla lösningar för hur en parts utträde ur avtalet skall genomföras. I realiteten förbises ofta den praktiska utträdesstrategin när outsourcingarrangemang planeras.
När ett outsourcingförhållande mellan en tjänsteleverantör och en kund till slut upphör – vid kontraktsperiodens slut eller i förtid – har kunden i princip att välja mellan att återta den utkontrakterade verksamheten till sin interna organisation eller att konkurrensutsätta kontraktet för att finna en ny leverantör.
Oavsett vad som sker bör outsourcingkontraktet tydligt reglera hur parterna skall hantera den operationella överföringen under en övergångsperiod.
Omförhandling av outsourcingkontrakt är ofta en komplex och tidskrävande uppgift. Såsom visats ovan kan det dock samtidigt ofta vara nödvändigt att inleda förhandlingar för att parterna skall kunna anpassa avtalet till sina behov i en ständigt föränderlig omgivning.
Med kunskap om de olika betydelsefulla frågor som bör beaktas i dessa situationer, noggrann planering och ett problemlösande angreppssätt finns ofta potential att nå resultat som kan vara fördelaktiga för både kunden och tjänsteleverantören och skapa möjligheter för ett fortsatt välfungerande outsourcingförhållande.
Thomas Lindqvist
Andréas Joersjö
Kommentera artikeln
