Se det hellre som att medarbetaren har ett prestations- eller beteendeproblem än att det är ”fel” på medarbetaren ifråga.
Otaliga böcker har skrivits på detta tema, och alla med ledarskapserfarenhet vet att det är bland det svåraste man har att ta itu med. Jag tror att man inte ska krångla till det för mycket utan hellre ta det rakt upp och ned med den berörde. Naturligtvis i enrum, vilket en och annan chef inte spontant förstår. Du kommer ofta långt med nedanstående enkla modell som bygger på vanliga ”jag-budskap”.
Jag har personligen varit inblandad i ett flertal solskenshistorier där en läkare under utbildning under lång tid genererat missnöje och kritik hos överordnade kollegor, kritik som aldrig framförts till den berörde läkaren fast denne varit en ”visa” vid kliniken. Istället har man kommit till mig i min egenskap av arbetsledare och klagat på läkaren. Jag har i dessa fall bett medarbetaren om ett möte, där jag i all enkelhet berättat hur kollegorna uppfattar honom, frågat om han är medveten om detta och om det verkligen är den bild han vill att kollegorna ska ha av honom.
Naturligtvis ett smärtsamt möte för den medarbetare som faktiskt bryr sig om vad andra tycker om honom. Jag har flera gånger sett problematiken helt upplösas efter ett enda samtal på högst en halvtimme. Det enda som personen saknade var en smula uppriktig feed-back som grund för ökad självinsikt och ändrat beteende. Det går naturligtvis inte alltid så här lätt och bra, men varför inte börja med det enklaste? Man måste jobba litet – eller kanske ganska mycket – med de besvärliga!
Man får däremot inte snacka skit om dem i något sammanhang. Skitsnacket gör ingen skillnad vad gäller medarbetarens beteende, däremot ser alla att du är en person som pratar illa om andra – kanske även om dem när de inte är närvarande?
- Försök tänka igenom allt positivt du kan komma på om den du ska tala med, så att du har en så kärleksfull bild som möjligt av honom eller henne vid samtalet. Att närma sig en människa med äkta kärlek, välvilja och empati är ett oöverträffat sätt att skapa så gynnsamma förutsättningar som möjligt inför ett svårt samtal.
- Närma dig samtalet i en anda av att personen säkert vill sitt bästa men är i behov av en smula autentisk feedback från dig för att veta hur han ska göra i praktiken. Han vill väl men behöver din hjälp – inte ditt ogillande, ditt förakt eller din ilska.
- Tänk igenom i förväg exakt vad du vill ha från medarbetaren, dvs vilket beteende du skulle vilja se.
- Beskriv så neutralt och icke-aggressivt som möjligt för medarbetaren vad du själv sett och hört om det problematiska beteendet. Värdera inte medarbetaren som människa utan var tydlig med att det gäller ett beteende som inte fungerar så bra. Betona samtidigt gärna att er relation är till glädje för dig och lyft fram det positiva, sådant som du uppskattar, hos medarbetaren.
- Förklara på vilket sätt och varför hans beteende inte fungerar, dvs beskriv de negativa konsekvenserna.
- Beskriv detaljerat vilket beteende du skulle vilja se framöver. Förklara vilka positiva effekter det nya agerandet skulle få för organisationen och för kunderna. Förklara också vilka positiva konsekvenser det skulle få för den berörde själv.
- Fråga medarbetaren hur han själv ser på din beskrivning av problemen, så som du har uppfattat och beskrivit dem. Fråga vad han tycker om dina önskemål och vad han eventuellt är villig att försöka göra nu när han bättre vet hur du ser på hans beteende. Fråga hur han skulle vilja handla framöver, men begär inga löften och gör ingen överenskommelse. Det ni har tagit upp i samtalet kan vara omtumlande och innebära en personlig kris för medarbetaren, så han behöver få tid på sig att smälta det ni talat om. Det är inte schysst att avkräva ett löfte där och då.
- Föreslå hellre att ni pratas vid om en vecka för att följa upp det ni pratat om. Medarbetaren ges därmed möjlighet att med bibehållen självrespekt själv välja ett mer konstruktivt beteende, vilket känns bättre för honom än att ha tvingats till ett löfte vid ett oväntat och säkerligen påfrestande samtal.
- Om samtalet går i baklås därför att medarbetaren inte tar in vad du säger kan det vara värt att pröva att be medarbetaren med egna ord återge vad du sagt och vad du önskar av honom, och sedan köra ett varv till. Det är väldigt svårt att komma någon vart i samtalet om ni inte lyckas bli någorlunda eniga om hur verkligheten/problemet ser ut.
- Tacka för tiden, samtalet, intresset och modet att lyssna på dig och viljan att försöka ändra beteende.
Michael Rangne
