Lita på dina medarbetare

Tänk efter hur det brukar kännas när du får signaler om att andra inte litar på dig. Din fru tror inte att du klarar barnen, dina barn tror att du ska skämma ut dem inför sina kompisar, din chef tror att du måste kontrolleras för att sköta ditt jobb.

Nog känns det kränkande och nedvärderande? Få saker är så motiverande för en medarbetare som att känna att ens chef har fullt förtroende för ens person och insatser och lämnar en fria händer att utföra uppgifterna efter bästa förmåga. Förutsatt att vi inte tycker direkt illa om chefen ifråga sviker vi ogärna ett förtroende, eftersom det inverkar menligt på självkänslan för de flesta någorlunda normalfuntade personer. Det är en viktig del av vår självbild att vara och uppfattas pålitlig och kompetent. För att din tillit ska ha något värde för den andre måste du visa att du litar på personen, på ett sätt som denne känner och kan ta till sig. Det är med tillit och förtroende som med alla andra väsentliga förhållningssätt och attityder – om vi inte lyckas förmedla vår inställning så har den inget värde för den andre.

 I en tidningsintervju lyfter Jan Carlzon fram ett antal kloka tankar. Hur organisationen ser ut spelar ingen roll, utöver att det är bättre ju färre led det är mellan ledaren och kunden. Vill du få människor med dig måste du:

• Lyssna på dem.
• Se och respektera dem som individer.
• Vara kärleksfull.
• Ge feedback.
• Kommunicera emotionellt.
• Relatera beslut till helheten.
• Förmedla att du verkligen tror på dina beslut.
• Visa att du är stolt över företaget ni arbetar i.
• Hjälpa dem att känna sig trygga.
• Be dem om hjälp med att nå målen.
• Låta bli detaljstyrning – människor hatar detaljstyrning!

 Att ”prioritera” är inte liktydigt med att strunta i andra. De flesta av oss har dystra minnen av att ha blivit bortprioriterade i olika sammanhang. Vi skickar en fråga till chefen men får aldrig något svar. Projektet vi lägger mycket kraft på att förbereda tigs ihjäl. Ingen återkommer om vårt lysande, på fritiden mödosamt förberedda, initiativ. Som alla drabbade vet känns det inget vidare att bli ”bortprioriterad” på detta vis, och sannolikheten att vi tar några nya initiativ minskar för var gång det händer. Att bli bortprioriterad inger en stark känsla av att inte vara viktig, och är det något vi människor behöver för vår självkänslas skull är det en känsla av att vi är viktiga för andra.

Arbetsgivaren kan köpa vår tid men inte vår själ, vårt hjärta och vårt engagemang. Mycket av det vi gör på arbetsplatsen, liksom sättet vi gör det på, går utöver våra definierade arbetsuppgifter och kan ses som en gåva från oss till vår arbetsgivare – som inte alltid uppfattar det så och alltför ofta tar kål på våra ambitioner och vår lojalitet med sin inskränkthet och nonchalans. Varje anställd är en investering som liksom en krukväxt måste vårdas ömt och kärleksfullt för att ge sitt bästa och inte vissna, men hur många arbetsgivare ser det så? Många i överordnad ställning missuppfattar och missbrukar sin möjlighet att prioritera. Möjligen är de ibland påverkade av den numera allom bekanta prioriteringsmatrisen där arbetsuppgifterna fördelas till fyra kvadranter utifrån de två variablerna brådskande eller inte brådskande respektive viktigt eller inte viktigt. Se figuren nedan.

Grundidén är naturligtvis sund. Försök för det första att identifiera och reducera så mycket som möjligt av de mindre viktiga uppgifter som upptar din tid. Försök för det andra arbeta ”proaktivt” genom att ägna så mycket tid som möjligt åt långsiktigt uppbyggande verksamhet som är viktig men inte akut. Detta arbeta kan på litet sikt reducera mängden akuta viktiga ärenden att hantera. De ständiga ”brandkårsutryckningarna” har en benägenhet att uppta vår tid och därmed hämma långsiktigt viktigare arbete. En bra ledare ska med andra ord ägna så mycket som möjligt av sin tid åt aktiviteter och ärenden som faller inom kvadrant två, viktigt men inte brådskande.

Men modellen har sina risker. Den största svårigheten ligger förmodligen i att avgöra vad som egentligen hör vart. Det som vid en viss tidpunkt kan te sig oviktigt visar sig kanske litet senare vara väldigt viktigt. Telefonsamtalet jag inte besvarade utifrån tanken att min tid är för viktig för att slösas bort på att svara i telefon kanske hade resulterat i en viktig affär. Medarbetaren som inte fick chansen att föra fram sin förbättringsidé kanske känner sig försummad och tar med sig idén till en ny arbetsgivare. I dramat om kung Oidipus är sensmoralen att vi inte kan säga hur lyckligt lottad en människa varit i livet förrän denne levt klart hela sitt liv, så att vi verkligen har hela facit i vår hand. Analogt kan sägas att vi ofta inte har förutsättningar att avgöra hur viktigt något är förrän vi kan betrakta frågan i backspegeln. Utöver risken för att vi råkar ”prioritera” bort chanser och möjligheter är det, som jag nämnde ovan, stor risk att en bortprioriterad medarbetare eller kund känner sig försummad och kränkt. Möjligen med orätt, men följderna blir ju lika illa ändå. Jag skulle därför vilja komma med ett råd beträffande prioritering, för att minska risken för skadliga konsekvenser:

Se till att alla ärenden blir omhändertagna! Du kan naturligtvis inte själv ta hand om allt som kommer din väg, men se till att skapa ett system som gör att samtliga frågor, samtal, önskemål och ärenden tas om hand av någon. Det du uppfattar som mindre viktigt, utifrån att du har större och viktigare frågor att hantera, är med största sannolikhet en viktig fråga för den som tagit sig tid att skriva mailet, lyfta telefonluren eller vad det vara må. Det är ett tecken på nonchalans, bristande respekt och undermålig relationskompetens att inte ta varje fråga och önskemål från en annan på allvar. När du genom att inte hantera och besvara ett ärende tror att du signalerar att frågan inte är så viktig – utifrån din egen värdering av din tid – kommer den berörde att uppfatta att det är han som inte är viktig. Ett par sådana smällar medför att personens själ inte längre står till organisationens förfogande. I stället har du en kränkt medarbetare som hädanefter gör minsta möjliga och ständigt sneglar efter ett annat jobb.

Lojalitet skapas av att medarbetaren känner att just han är värdefull som människa och viktig som medarbetare, och så känner sig inte en medarbetare som blir bortprioriterad. Hur du i praktiken ordnar ett system där inget faller mellan stolarna spelar mindre roll, huvudsaken är att du hittar ett system som fungerar. Förmodligen behöver du ta hjälp av en eller ett par andra personer. Nu kan du börja hänge dig åt det du själv uppfattar befinna sig i kvadrant två!

Michael Rangne