KRÖNIKA – Av, Emelie Sandahl, Johan Rosén & Stephanie Nilsson Torres, samtliga vid Cirio Advokatbyrå
I byggbranschen har det under flera år diskuterats varför just den är så tvistebenägen. Bara under det senaste året har två stora infrastrukturentreprenader hävts av beställaren under pågående projekt. Detta trots att entreprenaderna utförts på löpande räkning, vilket normalt minskar risken för tvister eftersom entreprenören då, något förenklat, får betalt för det arbete som denne faktiskt utför. Vår uppfattning är att denna utveckling till stor del beror på bristande dokumentationshantering, kommunikation och kontraktsadministration från både beställare och entreprenör.
Att det finns många olika tankar, åsikter och förhållningssätt kring varför entreprenadtvister uppstår och hur dokumentationshanteringen under pågående projekt ska skötas blev extra tydlig för oss under hösten 2023 då vi höll en seminarieserie för högt uppsatta personer inom olika entreprenadbolag, såväl beställare som entreprenörer. Ämnet för seminarieserien var hur man bygger en framgångsrik process, med bevissäkring som huvudfokus. Seminarieserien la grunden för den bok vi nu har gett ut vid namn Bevissäkring i entreprenad med Norstedts Juridik som utgivande förlag.
I jobbet som entreprenadjurist är det lätt att tro att det primärt handlar om att tillämpa och argumentera kring ibland rätt så komplexa och inte helt tydliga bestämmelser i standardavtalen AB 04 och ABT 06. Det är förvisso helt riktigt att arbetet till stor del består av just detta, men med åren har vi insett att något som kanske är minst lika viktigt som skicklig avtalstolkning är dokumentation av händelseförlopp, aviseringar och uppkomna merkostnader. Utifrån studier som vi har tagit del av inom ramen för författande av vår bok framkom att orsakerna till att entreprenadtvister uppstår är relativt lika världen över. Det handlar om ofullständig kontraktsadministration och -organisation, samt bristfälliga kontraktshandlingar och kontraktsvillkor, som dessutom inte efterlevs. Dessa problem kan i många fall förebyggas om rätt fokus läggs på upprättande av tydliga kontraktshandlingar, en god projektering och en väl fungerande projektorganisation samt löpande dokumentation.
Att lägga stort fokus på dokumentation kan upplevas vara arbetsamt jämfört med den upplevda nyttan i den stunden, eftersom det riskerar att ta tid från projektets framdrift. Dessutom tenderar detta att bli svårare då projekten blir större, alltmer komplexa och än mer pressade vad gäller tid och pengar. Därtill finns fler intressenter i varje projekt, alla vars intressen ska tillgodoses. Vi är dock av uppfattningen att en fyllig och tydligt strukturerad dokumentation är av avgörande betydelse för att den ekonomiska regleringen mellan parterna ska bli såväl korrekt som rimlig och därmed minska förekomsten av efterföljande tvister. Om tvist ändå inte kan undvikas är det för den som vill ha betalt av stort värde att ha en gedigen dokumentation att presentera för domstol eller skiljenämnd. I den meningen är vår erfarenhet att skriftlig bevisning snarare väger tyngre än skicklig avtalstolkning, även om det ena givetvis inte utesluter det andra. Den skriftliga bevisningen i ett rättsligt förfarande kan inte skapas efter entreprenadens utförande. Det är därför viktigt att den som vill ha betalt påbörjar och strukturerar bevisinsamlingen redan under projektets genomförande.
Ledorden när det kommer till bevissäkring är enkla, ”dokumentera, dokumentera, dokumentera”. Vi har aldrig varit med om ett projekt där det har dokumenterats för mycket, snarare är den vanligaste fallgropen inom bevissäkring bristande dokumentation. Ett argument som ibland förs fram mot att säkerställa denna nivå på dokumentation är att kostnaderna och arbetsinsatsen som krävs innebär att anbudspriset riskerar att bli för högt och därmed inte bli antaget. Vi menar att detta är olyckligt både för beställaren och entreprenören eftersom det som sagt riskerar att bli tvistedrivande. Ett sätt att motverka detta är att redan i förfrågningsunderlaget mycket tydligt redogöra för vilken nivå av kostnadsdokumentation som kommer att krävas för att få betalt. Möjligen skulle beställaren också redan vid förfrågningsstadiet kräva att entreprenören strukturerar sin projektorganisation utifrån en viss miniminivå.
Givetvis ska då beställaren för egen del bemanna projektet med en egen projektorganisation som kan möta upp entreprenörens. Exempelvis är det av stor vikt för en entreprenör som sköter dokumentationen av förutsättningsförändringar enligt konstens alla regler att det hos beställaren finns tillräckliga resurser för att komma med snabba besked. Detta gäller allt från produktionsfrågor till kostnadsregleringar och att dessa hanteras snabbt och konstruktivt.
Vi ser att dessa synpunkter inte sällan lämnas långt senare i ett rättsligt förfarande av ett juridiskt ombud som i efterhand fått granska vilka krav på dokumentation och kommunikation som egentligen gällde enligt kontraktshandlingarna. Detta är givetvis i hög grad en grogrund för tvister.
Givetvis är ökad dokumentation förenad med en kostnad, och det kan diskuteras hur den ska fördelas mellan parterna, detta är något vi ytterligare resonerar kring i boken. Med det sagt är grundförutsättningen för att säkra sin rätt att dokumentationen är på plats, något som bör göras under hela projektets gång. För att göra det krävs en god projektorganisation som ser till att dokumentationshanteringen upprätthålls under projektets gång.
Att dokumentera kan upplevas som en administrativ börda, men i slutändan gynnar det både beställaren och entreprenören. Med boken Bevissäkring i entreprenad vill vi belysa varför tvister uppstår och ge verktyg för att hantera dessa fallgropar och därmed minska tvistigheterna.
