I femton år har det pågått ett samarbete för att förbättra informationsförsörjningen mellan myndigheterna i rättskedjan. Projektet, RIF, är ett av flera som granskas i Riksrevisionens rapport ”IT-stödet i rättskedjan”. Granskningen innefattar Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten, Domstolsverket och kriminalvården.
Slutsatsen är att nästan alla försök till nya IT-lösningar har tagit längre tid och kostat mer pengar är planerat. Regeringen inte gett myndigheterna det stöd som behövts. Samtidigt behöver myndigheterna förbättra sin styrning och samverka mer med varandra.
Trots den omfattande RIF-satsningen finns fortfarande brister som orsakar onödiga kostnader. Bland annat registreras en del uppgifter manuellt hos domstolar, trots att samma uppgifter redan inhämtats av polis och åklagare. Anställda berättar att de ofta måste dubbelkolla uppgifter eller ringa andra myndigheter.
– Vi har inte det elektroniska flöde vi behöver och då tvingas man till dubbelinmatningar, säger Ola Öhlund, CIO på Rikspolisstyrelsens IT-stab.
Beräkningar av de totala budgeterade IT-kostnaderna visar på en kostnadspuckel år 2011 som motsvarar ca 2,26 miljarder kronor. Av de budgeterade kostnaderna står polisen för närmare 70 procent.
Ola Öhlund menar att polisen måste ändra vanorna hos de många anställda som är vana vid att till exempel anteckna i block istället för med elektroniska hjälpmedel.
– Det ställer krav på verksamheten. Det är som när internetbanken kom och vi alla plötsligt blev bankkamrerer.
Regeringen tog för två år sedan över ledningen och styrningen av den pågående IT-satsningen. Det tror Ola är helt rätt. Det är viktigt menar han, att myndigheterna kan samarbeta så att det blir ett elektroniskt flyt i hela ärendekedjan. I slutändan ska alla som är behöriga till informationen ha tillgång till alla viktiga uppgifter oavsett vart de registrerats.
– Det är viktigt att rätt person får rätt information i rätt tid. Då gör vi inte bara tidsvinster utan även vinster i kvalitet. Har vi ett fungerande elektroniskt system som säkrar att informationen når fram påverkas vi inte lika mycket av den mänskliga faktorn.
Mycket material faxas fortfarande till och från domstolarna.
– Ja, så är det. Men vänder man på det finns det ju en jättepotential för oss att utvecklas, säger Öhlund.
Utöver styrning och samverkan mellan myndigheterna tar Riksrevisionen upp kompetensen som en kritisk punkt. Det har inte varit ovanligt att andelen konsulter i ett IT-projekt hos polisen uppgått till 70 procent. På beställarsidan händer det att behovet av konsulter underskattas och att kompetensbehovet missbedöms.
Ola menar att det i slutändan är mottagandet som avgör om en satsning varit lyckad.
– IT-lösningarna ska ju beställas. Men de ska också utvecklas, införlivas och tas emot. Jag vill poängtera vilken utmaning just mottagandet är. Vi har 28 500 anställda som ska vara kapabla att använda det som utvecklas, säger Öhlund.
För att problemen ska kunna åtgärdas krävs enligt rapporten att Regeringen ger myndigheterna det stöd de behöver. Det krävs också att myndigheterna samarbetar och avvecklar gamla system som kostar pengar. Myndigheterna måste också se över personalbehoven så att inte ytterligare budgetar och tidsramar överskrids på grund av kompetensbrist.
Text: Linn Nordqvist
Bild: Robert Blombäck
