Vi vågar påstå att de flesta jurister på advokatbyrå vid något tillfälle har känt någon form av ångest förknippad med fenomenet att registrera sin tid. Tidregistrering är inte den roligaste uppgiften i advokatyrket, men den är helt nödvändig. Och så kommer det sannolikt att förbli.
Visserligen rör sig branschen alltmer i riktning mot fasta priser, ramavtal och alternativa arvodeslösningar, men vi kommer ändå – om inte annat så för vårt offertarbete, specifikationer och intern resursallokering – att behöva hålla koll på vad vi gör i våra uppdrag och hur lång tid det tar. Därför gör du som nyanställd biträdande jurist klokt i att skaffa dig ett sunt och oladdat förhållningssätt till det faktum att du måste hålla ordning på vad du gör om dagarna och hur länge du gör det.
Hur gör man då detta på ett praktiskt sätt? En lapp bredvid datorn där man löpande under dagen skriver upp ”10 minuter telefonsamtal med klienten X; 25 minuter analys av rättsfallet Y” – och så vidare? Ja, det är förstås det naturliga sättet att börja. Men, menar vi, som ett komplement bör man också vid slutet av dagen göra räkneövningen baklänges, för att inte tappa bort tid som också borde registreras.
Förenklat: Slå på klockan när du kommer till kontoret. Slå av den när du går hem. Dra ifrån lunchen och eventuellt ytterligare någon timme för allmänt socialiserande om du vet med dig att du inte varit särskilt effektiv. Resten av tiden ska registreras.
Menar vi att klienter ska debiteras för tid som man inte ägnar åt dem? Nej, givetvis inte! Att tiden ska registreras i tidredovisningssystemet betyder förstås inte nödvändigtvis att den ska sättas upp på något klientärende. Det kan lika gärna handla om åtgärder som inte är debiterbara, till exempel faktureringsarbete, ackvisition, administrativt arbete, utbildning eller andra saker som också ingår i jobbet och som man ägnar sig åt under arbetsdagen.
Poängen är att man, om man inte räknar baklänges på detta sätt, riskerar att tappa bort en massa tid. Och om det handlar om tid som har lagts ned i ett klientuppdrag, så minskar möjligheten för advokatbyrån att ta betalt för den.
Tid som inte registreras finns inte. Tänk till exempel på att det där telefonsamtalet som bara tog tio minuter vanligen också föregicks av genomgång av dokumentation och en juridisk analys. Klienterna är medvetna om att priset de betalar för din rådgivning också inkluderar dina tankeprocesser som leder fram till rådgivningen.
Om man inte gör baklängesövningen som vi föreslår i slutet av arbetsdagen är det lätt hänt att man försummar att lägga in sådan tid i tidredovisningssystemet.
Men hur mycket tid ska man lägga in på klientärenden? Det är en fråga vi ofta får från nya biträdande jurister och som många verkar fundera över. Faktum är att det är enkelt. Som nyanställd biträdande jurist ska du enligt vår uppfattning skriva upp den tid som du har lagt ned på en arbetsuppgift. Varken mer eller mindre.
I början av din karriär kan du nämligen omöjligt avgöra det kommersiella värdet av den tid du har ägnat en arbetsuppgift. Ganska ofta är tendensen att unga biträdande jurister utgår ifrån att de har lagt ned för mycket tid på till exempel en rättsutredning, och lägger in en ”rabatterad” tidspost för att inte framstå som ineffektiva eller för att man tvivlar på att det går att ta fullt betalt för tiden. Gör inte så. Det blir bara svårare för den som ska fakturera.
Om du verkligen känner att du överarbetat en arbetsuppgift (vilket förstås också kan vara fallet) bör du istället uppmärksamma den faktureringsansvarige advokaten på detta och låta honom eller henne ta ställning, på basis av verkligt nedlagd tid.
Vad du kanske inte tänker på är nämligen att det ändå är långt ifrån säkert att den fakturaansvariga advokaten kommer att ta betalt exakt utifrån vad du har noterat i tidredovisningen.
Enligt Advokatsamfundets regler om god advokatsed finns det en mängd faktorer som avgör vad som är skäligt arvode och således vilket belopp som slutligen faktureras. Tidsåtgången är bara en av dessa faktorer. Tids nog kommer du att involveras i faktureringsarbetet och utveckla din förmåga att bedöma ett ärendes komplexitet och andra faktorer som leder fram till vad som är skäligt arvode enligt Advokatsamfundets regler. Men det enda du behöver tänka på med avseende på tidregistrering är just att se till så att din fakturaansvariga kollega får ett korrekt underlag.
