DEBATT – av Sten Bauer, advokat, och Klara Larsson, biträdande jurist, Baker McKenzie.
I kölvattnet av coronapandemin blev distansarbete nödvändigt, och är idag en etablerad, såväl som eftertraktad, arbetsform. Flera juridiska frågor aktualiseras löpande i det nya arbetslandskapet och hanteras på varierande sätt i olika länder. Det innebär utökade skyldigheter för arbetsgivarna, vilket bolagen behöver känna till.
Arbetsgivaren måste göra flera juridiska överväganden vid beslut om flexibla arbetsformer. För det första är arbetsgivaren enligt arbetsmiljölagen ansvarig för arbetsmiljön även vid distansarbete, vilket bland annat innebär att arbetstagaren måste ha en arbetsplats med hänsyn tagen till ergonomi och hjälpmedel.
För det andra, då den anställde arbetar på distans utomlands, exempelvis från en lägenhet på den spanska solkusten, finns det flera skatteregler som bolag måste beakta.
Om distansarbete utförs från ett land där bolaget inte tidigare har någon verksamhet, så kan det innebära att bolaget blir skyldig att registrera sig som arbetsgivare och betala preliminär skatt för den anställdes inkomst i landet där arbetet utförs. Det kan också medföra att bolaget anses ha ett fast driftställe i landet, vilket innebär att bolaget är skyldig att betala bolagsskatt och deklarera för verksamheten i, låt säga, Spanien.
Andra aspekter att ta hänsyn till vid arbetstagares distansarbete utomlands är socialförsäkringsfrågor och andra försäkringsfrågor, tjänstepensioner och migrationsfrågor.
Vidare gäller i Sverige sedan i februari att arbetsgivare ska lämna information om arbetsplatsens adress och ort i arbetsgivardeklarationens individuppgift, under redovisningsperioden, i enlighet med det tillägg i skatteförfarandelagen som trädde i kraft 1 januari 2023. Förändringen är visserligen liten men med flexibla arbetsplatser och hemarbete kan det bli svårt för arbetsgivarna att avgöra vilket som är det korrekta tjänstestället.
Det nya flexibla arbetsklimatet är dock här för att stanna. En nyligen genomförd global studie* av forskare vid King’s College i London visar att en tredjedel av svenskarna tycker att arbetet bör komma i första hand och hela 96 procent menar att tid för avkoppling är mycket eller ganska viktigt i vardagen. Där ligger Sverige, tillsammans med Norge, högst av de undersökta länderna.
Samtidigt visar studien att hela 94 procent av svenskarna anser att arbetet är en viktig del av vardagen.
Det finns tre områden som arbetsgivare bör beakta för att svara mot kraven på ökad flexibilitet från arbetstagarna. Det första rör rätten att vara nedkopplad. En förändrad arbetskultur med flexibla arbetsformer och ökad användning av digitala verktyg har skapat en förväntan på tillgänglighet som kan öka risken för depression, ångest och utbrändhet. Ohälsa hos arbetstagarna minskar produktiviteten och leder till ökade kostnader för individen och samhället i stort, såväl som för bolaget.
Det är arbetsgivarens ansvar att klargöra vad som förväntas av de anställda i fråga om tillgänglighet, och att vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetet leder till ohälsa. Problemet med ständig uppkoppling är inte bara en fråga för Sverige. Med Frankrike som pionjär uppmanades EU-kommissionen att föreslå en lag som gör att arbetstagare inte ska behöva vara uppkopplade utanför arbetstid. Något lagförslag har ännu inte presenterats. I det fall kommissionen föreslår en lag, väntas det likt den lagstiftning som finns i Frankrike inte handla om ett absolut förbud att läsa jobbmejl på kvällar och helger, utan snarare om rätten att stänga av telefonen. Detta gäller även i Belgien, Italien, Luxemburg, Portugal och Spanien, såväl som i flera andra icke-europeiska länder. Exempelvis Argentina, Chile, Colombia och Peru har lagar som reglerar detta. I Kanada ska alla arbetsgivare med fler än 25 anställda ha en policy om rätten att vara nedkopplad.
Skärpt lagstiftning behövs dock inte i Sverige. Arbetsgivaren har redan ett tydligt ansvar under arbetsmiljölagstiftningen att skapa klara riktlinjer i fråga om tillgänglighet.
Det andra området rör fyra dagars arbetsvecka. Detta möjliggör mer fritid och leder till bättre mental hälsa och ökad produktivitet, vilket också bekräftas av världens hittills största studie* av arbetsformen. Samtidigt kan det kräva mer personal, vilket då innebär större kostnader för bolaget. Upplägget är inte heller genomförbart i alla branscher och det krävs mer forskning för att säga något om de långsiktiga effekterna.
Det tredje är kravet på flexibla arbetsformer, så som distans- och hybridarbete, som tar sig olika uttryck i olika länder, och är föremål för lagstiftning i bland annat Australien och Storbritannien. Regeln har redan införts i Nederländerna, som var det första landet i världen att lagstifta om rätten till distansarbete. Dock är möjligheten till flexibla arbetsformer ingen rättighet för svenska arbetstagare. I Sverige är det upp till arbetsgivaren att besluta om, och i vilken omfattning, flexibla arbetsformer ska erbjudas, och brott mot arbetsgivarens riktlinjer kan få betydande konsekvenser för den anställde.
Detta är bra. Den svenska modellen innebär stor frihet för arbetsmarknaders parter och möjliggör att parterna snabbt kan möta de utmaningar som uppstår, vare sig det gäller arbetsvillkor i en pandemi eller andra reformer till följd av ett förändrat arbetssätt. För att modellen ska fungera är det viktigt att staten och arbetsmarknadens parter respekterar varandras roller och intressen.
Många arbetsgivare har en positiv syn på flexibla arbetsformer och vi anser att flexibilitet i arbetslivet är bra. Det ligger i arbetsgivarens intresse att säkerställa att man hittar lösningar som passar respektive verksamhet – och samtidigt möter anställda och potentiella anställdas krav på att vara en modern arbetsgivare.
Flexibilitet är här för att stanna. Det behövs inte, och är inte heller önskvärt, att staten lägger sig i förhandlingen av anställningsvillkor. Flexibla arbetsformer fungerar som en konkurrensfördel för att lyckas rekrytera och behålla talanger. Om det är förenligt med bolagets intressen bör arbetsgivaren därför se över möjligheten till distansarbete, rätten att vara nedkopplad och kanske även fyra dagars arbetsvecka.
