Konstnärsnämnden, som lyder under Kulturdepartementet, lämnade ut allmänna handlingar till en person som hade med sig en bärbar skanner som han gjorde egna elektroniska kopior med innan han lämnade tillbaka handlingarna till myndigheten.
Nämnden krävde att mannen skulle betala för kopiorna.
Mannen protesterade och vände sig till Justitieombudsmannen. Han kunde bland annat visa ett antal mejl från olika myndigheter som samtliga förklarade att ingen avgift tas ut om man använder egen utrustning.
Konversationen hade visats även för Konstnärsnämnden som ändå stod fast sitt beslut om att ta ut en avgift och hänvisade till avgiftsförordningen om avgift för kopior av allmänna handlingar.
Hävdade samma kostnader
Nämnden hävdade att man inte hade gjort något fel och hänvisade till att nämndens kostnader inte påverkades av ”om myndigheten tillhandahåller handlingarna elektroniskt eller om man låter en sökande på plats skapa de elektroniska handlingarna”.
Dessutom hade Konstnärsnämnden meddelat mannen att ”myndigheten inte heller lämnade ut handlingar elektronisk utan avgift”.
Justitieombudsmannen Cecilia Renfors konstaterar i sitt beslut att den som vill ta del av en allmän handling har rätt att mot en avgift få en kopia av handlingen. Bestämmelsen i tryckfrihetsförordningen gäller dock en situationen ”där en kopia skickas till sökanden eller där denne tar med sig kopian från myndigheten”.
JO slår fast att det är i dessa fall som det har ”ansetts möjligt att med stöd av 4 § avgiftsförordningen ta ut en avgift för en kopia som tillhandahålls elektroniskt”.
Ska tillhandahållas kostnadsfritt
I det nu aktuella fallet slår JO däremot fast att en kopia som ”tillhandahålls i myndighetens lokaler enligt bestämmelsen i 2 kap. 12 § TF, och som sökanden inte tar med sig, ska tillhandahållas kostnadsfritt”.
JO skriver:
”Att en sökande själv gör en elektronisk kopia av en handling genom att utnyttja sin grundlagsfästa rättighet att avbilda en handling innebär inte att bestämmelsen i 2 kap. 13 § TF blir tillämplig. (bestämmelsen om att myndigheten får ta betalt för kopor av handlingen. Reds anm).”
Konstnärsnämnden får kritik av JO för sitt agerande och hon skriver att det är ”anmärkningsvärt att Konstnärsnämnden inte har satt sig in i dessa grundlagsbestämmelser”. Inte minst eftersom Konstnärsnämnden dessutom tog del av de mejl som mannen fått från ett stort antal myndigheter som samtliga förklarade att avbildning med egen skanner var avgiftsfri.
