Psykolog: Eposten har förändrat livet på byrå mer än något annat

Psykologen Jens Näsström är specialiserad på jurister: Ovanan att ständigt kolla sin epost har vuxit sig så stark att den för många när en faktor till att man mår och presterar sämre.

Arbetspsykologen Jens Näsström är specialiserad på advokater och andra jurister. Under många år har han forskat i ämnet arbetspsykologi för jurister.

På vilka sätt har pandemin – med distansarbete som följd – inneburit en utmaning för advokatbyråerna?
– Byråer har traditionellt haft en väldigt stark förankring till kontoret. Identitet, branding, kultur, och professionell utveckling är bara några exempel på aspekter av organisationen som är intimt förknippat med den fysiska arbetsplatsen. Pandemin har i ett slag krossat föreställningen om att affärsjuridiskt arbete under kontorstid med nödvändighet måste utföras på plats, säger Jens Näsström.

"För vissa byråer kan förskjutningen av kontorets roll och funktion mycket väl leda till en kris av nästan existentiell karaktär"

– Den här utvecklingen väcker många frågor av stor strategisk betydelse, frågor som idag är svåra eller omöjliga att svara på. För vissa byråer kan förskjutningen av kontorets roll och funktion mycket väl leda till en kris av nästan existentiell karaktär. Vi har ingen erfarenhet eller forskning att falla tillbaka på vad det gäller distans och hybridarbete på advokatbyråer. Vi kommer att behöva navigera i okända vatten –det nya arbetslivet – i kanske flera år. Under den tiden kommer forskning att spela en extra viktig roll i kartläggningen av det nya landskapet. Därför är långa dataserier som har börjat samlats in före pandemin nu ovärderliga. Här har Sveriges Advokatsamfund och Mannheimer Swartling bidragit på ett mycket förtjänstfullt sätt.
– En annan utmaning är att orsakssambanden och effekterna av pandemin och distansarbete är mycket mer komplexa än vid traditionellt, kontorsbaserat, arbete. För en del medarbetare har det varit mycket positivt, med helt nya möjligheter att få ihop livspusslet. För andra har det varit det tuffaste året någonsin, med för mycket ensamarbete framför skärmen.

"När man arbetar hemma så spelar den privata sfären en större roll"

– När man arbetar hemma så spelar den privata sfären en större roll; storleken på bostaden, om man har familj, ålder på eventuella barn med mera. Därför kan effekterna skilja sig åt mycket mer än när man arbetar på kontoret, eftersom kontoret tenderar att jämna ut den här typen av individuella bakgrundsfaktorer. Som arbetsgivare är det också i regel svårare att på distans stötta de medarbetare som har det svårt.

Hur kan man tänka sig att byråerna – som organisationer – långsiktigt har påverkats av förändringarna?
– Den nya acceptansen och – hos många men inte alla – uppskattningen för distansarbete är en permanent och djup förändring av affärsjuristernas arbetsliv. Många byråer har redan infört flexibla arbetsarrangemang, så kallat hybridarbete, men för att få en optimal utväxling av hybridarbete så måste man också anpassa ledarskap, arbetssätt, digitala verktyg, det fysiska kontoret, rekrytering samt utbildningen av de unga juristerna. Det traditionellt hierarkiska axiomet på byrån kommer att förskjutas mot ett mer självledande och organiskt samspel, säger Jens Näsström.

Om man ser 10-15 år tillbaka – vilka har varit de viktigaste förändringarna vad gäller advokatbyråer som organisationer?
– Tillgång till arbetsrelaterad epost överallt tror jag är den enskilt största förändringen. Det har ökat effektiviteten och flexibiliteten men också eroderat gränserna mellan arbete och fritid rejält. Distansarbetet under pandemin har dessutom lett till att den arbetsrelaterade eposten nu genomsyrar den privata sfären på ett mer genomgripande sätt, nästan som genom osmos. Dock har ovanan att ständigt kolla sin epost vuxit sig så stark att den för många nu är en direkt bidragande faktor till att man både mår och presterar sämre. Det har slagit över helt enkelt, säger Jens Näsström.
– Problemet uppstår i ett kraftfullt spänningsfält mellan ett ökande skärmberoende hos den enskilde juristen och dennes högambitiösa personlighetstyp å ena sidan, och en arbetssituation med mycket höga krav på såväl kvalitet som produktivitet å den andra.
– Såväl individ som organisation måste skapa ett disciplinerad kommunikations- och arbetsprotokoll som maximerar den mentala ledigheten på kvällar och helger, vilket är mycket svårt om man kollar sin epost kontinuerligt. Samtidigt måste protokollet säkerställa att juristerna verkligen är tillgängliga vid behov även utanför kontorstid. Det är en svårknäckt nöt.

"Min fascination för ämnet växer sig bara djupare för varje år som går."

Vilka blir de största utmaningarna om man ser några år framåt?
– De byråer som vill gå tillbaka helt och hållet till kontorsbaserat arbete måste vara beredda på att kunna övertyga vissa medarbetare, inklusive delägare, som vill kunna hybridarbeta. De måste också strategiskt förhålla sig till en nackdel i rekryteringen då många unga idag vill kunna arbeta flexibelt. De sitter vidare kvar med en större utmaning avseende balans arbete-fritid , vilket i sin tur antagligen gör det svårare att specifikt attrahera och behålla kvinnliga jurister. Å andra sidan, de byråer som inför hybyridarbete bör rimligen initiera ett genomgripande förändringsarbete som det idag inte finns färdiga kartor och modeller för.
– De byråer som slarvar med det här förändringsarbetet riskerar gnissel och slitningar samt en suboptimering av effektivitet och välbefinnandet. Ett konkret exempel är delegering och projektledning som idag sköts via epost på många byråer. Det är en hopplöst förlegad arbetsmodell som man i många andra konsultskrån övergav för ganska många år sedan. När byråer nu ska köpa in projektledningsverktyg så tror jag att det finns en risk för att man väljer plattformar som inte har bra passform med affärsjuridiken, som är för avancerade och som det blir svårt att få alla delägare att faktiskt använda. Ett välmenande och behövligt initiativ riskerar därmed att bli ett besvärligt bakslag som leder till frustration i organisationen. Samtidigt är det inte hållbart att fortsätta att delegera via epost.
– Trots ovannämnda problematik, så måste man komma ihåg att byråerna har en väldigt stark affärsmodell och är resilienta som organisationer. Det kommer nog att gå hyfsat bra att tuffa på även om man inte tar sig an de här utmaningarna med stor vigör. Över tid kommer det dock att växa fram en helt ny typ av skillnader mellan byråer i byråbranschen när det gäller exempelvis hur arbetet är organiserat, där de som är progressiva och förändringsbenägna tveklöst kommer att få en fördel.

Hur kommer det sig att du specialiserade dig på just det här området?
– Som examensarbete på psykologprogrammet genomförde jag en studie av advokaters psykiska arbetsmiljö, i samarbete med Advokatsamfundet. Efter det blev jag inbjuden att hålla heldagskurser i Advokatsamfundets regi, vilket gav mig en unik chans att lära mig direkt av advokater om deras arbetspsykologiska verklighet. Det här är femton år sedan, och min fascination för ämnet växer sig bara djupare för varje år som går.